Dataskydd och GDPR

Dataskyddsmeddelande för responsregistret för webbplatsen Yrkeshogskolestudier.fi

Dataskyddsmeddelandet grundar sig på EU:s dataskyddsförordnings (2016/679, General Data Protection Regulation ”GDPR”) bestämmelser om skyldigheten att informera registrerade, samt den nationella dataskyddslagen (1050/2018), som trädde i kraft i Finland den 1.1.2019.

1 Registrets namn

Responsregister för webbplatsen Yrkeshogskolestudier.fi

2 Personuppgiftsansvarig

Namn: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy

Kontaktuppgifter:
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (FO-nummer: 2094551-1)
Postadress: PB 4000, 00079 Metropolia
Besöksadress: Kvarnbäcksvägen 1, 00920 Helsingfors
Telefon (växel): + 358 97424 5000

Personuppgiftsansvariges ansvarsperson:
Namn: Tapio Rimpioja
Befattning: Chef för studieärenden, Studieservice

Ansvarsperson för registret:
Namn: Krista Vihantomaa
Befattning: Projektplanerare, Studieservice
Adress: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PB 4000, 00079 METROPOLIA
E-post: krista.vihantomaa(at)metropolia.fi

Kontaktuppgifter till registrets kontaktperson:
Namn: Krista Vihantomaa
Befattning: Projektplanerare, Studieservice
Adress: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PB 4000, 00079 METROPOLIA
E-post: krista.vihantomaa(at)metropolia.fi

3 Dataskyddsombud

Dataskyddsombud:
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy
E-post: tietosuojavastaava(at)metropolia.fi

4 Ändamål och rättslig grund för behandlingen av personuppgifter

Ändamål för behandling av personuppgifter:

Ändamålet för behandlingen av personuppgifter i responsregistret för webbplatsen Yrkeshogskolestudier.fi är att kommunicera med de som givit respons i tjänsten.

Respons om tillgängligheten av webbplatsen Yrkeshogskolestudier.fi kan ges i enlighet med EU:s tillgänglighetsdirektiv (2016/2102).

Europaparlamentets och -rådets direktiv (EU) 2016/2102 om tillgänglighet avseende offentliga myndigheters webbplatser och mobila applikationer godkändes den 26 oktober 2016 och trädde i kraft den 22 december 2016. Direktivet förutsätter att offentliga myndigheters nättjänster och mobilapplikationer görs tillgängliga för alla oberoende av användarnas eventuella fysiska begränsningar eller skador. Genom webbplatsen Yrkeshogskolestudier.fi är det också möjligt att ge respons på webbplatsens attribut, funktionalitet eller kommentarer gällande ansökan till yrkeshögskolor.

Personen som lämnat respons på webbplatsen Yrkeshogskolestudier.fi kan, om personen så önskar, kontaktas angående responsen (namn och e-postadress).

Rättslig grund för behandling av personuppgifter:

Den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter i responsregistret för webbplatsen Yrleshöogskolestudier.fi är den personuppgiftsansvarigas lagstadgade skyldighet (Europaparlamentets och rådets direktiv 2016/2102 om tillgänglighet avseende offentliga myndigheters webbplatser och mobila applikationer). Behandlingen av personuppgifter grundar sig också på ett allmänintresse.

5 Den personuppgiftsan-svariges eller en tredje parts berättigade intressen

Behandlingen av personuppgifter i responsregistret för Yrkeshogskolestudier.fi grundar sig inte på ett ”berättigat intresse”, denna punkt är därför inte tillämplig.

6 Registrets olika kategorier av personuppgifter

I responsregistret för webbplatsen Yrkeshogskolestudier.fi sparas följande personuppgifter i följande grupperingar:

• Grundläggande personuppgifter om responsgivaren: Förnamn, Efternamn, E-postadress
• Uppgifter om responsen: Responsen som i fri form har getts på webbplatsen

7 Uppgiftskällor

Personuppgifterna har fåtts direkt från den registrerade. Responsregistret för webbplatsen Yrkeshogskolestudier.fi är ett personregister som man frivilligt kan ansluta sig till.

Registrering i responsregistret på webbplatsen Yrkeshogskolestudier.fi är uppbyggt så att den registrerade godkänner att när hen börjar fylla i sina uppgifter i responsblanketten på Yrkeshogskolestudier.fi blir hen en del av de åtgärder som involverar kommunikation till den som givit respons.

Personuppgifterna och responsuppgifterna fås i samband med att responsen ges.

8 Informationssystem som används vid behandlingen av personuppgifter

Systemet Microsoft Dynamics CRM (O365) används för responsregistret och responsgivarens personuppgifter sparas i Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy:s CRM system. På detta sätt går det att bättre administrera svar och eventuell fortsatt kommunikation med responsgivaren. I Metropolia Ammattikorkeakoulu OY:s CRM-system finns en egen underkategori med namnet ”Ammattikorkeakouluun.fi – verkkosivuston palautteenantajat”.

9 Uppgifternas mottagare eller grupp av mottagare, samt normala överlåtelser

Enligt EU:s dataskyddsförordning artikel 4.9 är, brett tolkat, mottagare eller behandlare av personuppgifter de till vilka den personuppgiftsansvarige överför eller överlåter för personuppgifter för behandling (t.ex. i situationer var service utförs med hjälp av ett tekniskt användargränssnitt).

Eftersom kontakterna i responsregistret för webbplatsen Yrkeshogskolestudier.fi upprätthålls av systemet Microsoft Dynamics CRM (O365) som är i bruk på Metropolia fungerar detta system (företaget) som leverantör och därmed mottagare av personuppgifter och övertagande av den information som finns i responsregistret för webbplatsen Yrkeshogskolestudier.fi.

För Yrkeshosgskolestudier.fi –webbplatsens del har ett personuppgiftsbiträdesavtal i enlighet med GDPR artikel 28 upprättats mellan Metropolia och följande samarbetspartner:

• Microsoft Corporation och systemet Microsoft Dynamics CRM (O365)

Biträdesavtalet mellan Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy och Microsoft Corporation grundar sig på Microsofts allmänna avtal om molntjänster, eftersom Microsoft Dynamics CRM (O365) har tagits i bruk på Metropolia som en del av Microsofts molnhelhet.

Dessa avtalshelheter godkänner enbart internationell överföring av personuppgifter inom GDPR området (EU/ETA området).

Microsoft Corporation meddelar att Microsoft Dynamics CRM (O365)-systemets europeiska partners ska tillämpa EU-kommissionens modellavtalsklausuler och i synnerhet deras skyddsåtgärder när personuppgifter överförs internationellt:

https://www.microsoft.com/en-us/trustcenter/Compliance/EU-Model-Clauses

Avtalet som gäller Microsofts molnhelhet kan vid intresse läsas och granskas här:

https://docs.microsoft.com/fi-fi/dynamics365/get-started/gdpr/ och https://www.microsoft.com/en-us/trustcenter

10 Överföring av personuppgifter utanför EU och EES eller till internationella organisationer

De personuppgifter som finns i responsregistret för webbplatsen Yrkeshogskolestudier.fi överförs inte utanför EU- eller ETA-området eller till internationella organisationer.

11 Personuppgifternas lagringstid

Alla personuppgifter som samlats in och behandlats i samband med sparas i registret så länge kundförhållandet är aktivt, sedan raderas uppgifterna.

12 Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att få information från den personuppgiftsansvarige om huruvida hens personuppgifter behandlas eller inte. Den registrerade har också rätt att få tillgång till sina egna personuppgifter samt rätt att granska ens egna personuppgifter som sparas i registret och få en kopia på dem. I enlighet med dataskyddsförordningen ska den personuppgiftsansvariga ge ett svar på den registrerades begäran om att granska sina uppgifter inom en månad efter att begäran tagits emot.

A. Rätt att få tillgång till sina personuppgifter

Den registrerade har rätt att granska vilka personuppgifter om hen som sparats i personuppgiftsregistret. Granskningsbegäran kan göras genom att till någon av Metropolias tre studie- och ansökningsservicekanslier lämna in en noggrant ifylld, utskriven och personligt undertecknad begäran om att använda sin granskningsrätt (blankett för begäran om att använda granskningsrätten). Blanketten finns på Metropolias offentliga webbplats och/eller på Oma-Intranet-portalen. I samband med att begäran lämnas in ska den registrerade styrka sin identitet med hjälp av en officiell identitetshandling.

Nedan hittas besöksadresserna till Metropolias studie- och antagningsservicekanslier:

Metropolias campus i Kvarnbäcken
Kvarnbäcksvägen 1, 00920 Helsingfors

Metropolias campus i Arabia
Tavastvägen 135 D, 00560 Helsingfors

Metropolias campus i Myrbacka
Lägervägen 1, 01600 Vanda

Begäranden som lämnats in till Metropolias studie- och antagningsservicekanslier hänvisas huvudsakligen till Metropolias dataskyddsombud, (e-post: tietosuojavastaava(at)metropolia.fi).

Svar på granskningsbegäran ges av Metropolias dataskyddsombud. Vid behov kan dataskyddsombudet be om tilläggsinformation för att kunna driva begäran framåt eller svara på begäran.

B. Rätt till rättelse av uppgifter och begränsning av behandlingen

Den registrerade har rätt att begära att den personuppgiftsansvarige begränsar sin behandling om något av följande uppfylls:

• den registrerade motsätter sig personuppgifternas riktighet (rätt till rättelse), behandlingen begränsas då för den tid som krävs för att den personuppgiftsansvarige kan garantera uppgifternas riktighet;
• behandlingen är lagstridig och den registrerade motsätter sig att uppgifterna raderas och kräver istället att användningen av personuppgifterna begränsas;
• den personuppgiftsansvarige har inte längre behov för personuppgifterna för behandlingen men den registrerade behöver dem för att utforma, framföra eller försvara ett juridiskt krav.

En ifrågavarande begäran om rättelse eller begränsning av behandling kan lämnas in till någon av Metropolias tre studie- och antagningsservicekanslier. Vid inlämnandet ska den registrerade kunna styrka sin identitet.

C. Rätt att få personuppgifter raderade

Den registrerade har rätt att få alla sina personuppgifter raderade från Metropolias register utan oskäligt dröjsmål om något av följande uppfylls:

• personuppgifterna behövs inte längre för de ändamål de samlats in eller behandlats för;
• den registrerade återkallar samtycket som behandlingen har grundat sig på och behandlingen grundar sig inte på någon annan rättslig grund;
• personuppgifterna har behandlats på ett lagstridigt sätt; eller
• personuppgifterna måste raderas för att följa skyldigheter i unionsrätten eller nationell lagstiftning.

En ifrågavarande begäran om rättelse eller begränsning av behandling kan lämnas in till något av Metropolias tre studie- och antagningsservicekanslier. Vid inlämnandet ska den registrerade kunna styrka sin identitet.

D. Rätt att överföra uppgifter från ett system till ett annat

Detta tillämpas inte på register inom den offentliga förvaltningen.

E. Rätt att inte bli föremål för en personuppgiftsincident

Den registrerade har rätt att inte bli föremål för en sådan personuppgiftsincident som nämns i dataskyddsförordningen artikel 33 och som grundar sig på att den personuppgiftsansvarige eller ett personuppgiftsbiträde har försummat sina dataskydds- eller datasäkerhetsförpliktelser. Den registrerade har rätt att bli informerad utan oskäligt dröjsmål om en dataskyddsincident troligtvis orsakar en stor risk för den fysiska personens rättigheter och friheter.

13 Den registrerades rätt att göra invändningar

Enligt artikel 21 i dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att invända mot behandling av personuppgifter av skäl som hänför sig till hens specifika situation då behandlingen grundar sig på artikel 6.1 e (behandlingen är nödvändig för att genomföra ett uppdrag av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning) och sådan behandling inbegriper profilering. Den personuppgiftsansvarige får inte längre behandla personuppgifterna såvida denne inte kan påvisa tvingande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än den registrerades intressen, rättigheter och friheter eller om det sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.

En begäran om invändning mot behandling av insamlade personuppgifter kan lämnas in till någon av Metropolias tre studie- och antagningsservicekanslier. Vid inlämnandet ska den registrerade kunna styrka sin identitet.

14 Rätt att återkalla samtycke

Ifall behandlingen av personuppgifter grundar sig på den registrerades samtycke kan den registrerade återkalla sitt samtycke när som helst utan att detta påverkar lagligheten av behandlingen av personuppgifter som skett före återkallandet.

Återkallande av samtycke för behandling av personuppgifter vid Metropolia kan lämnas in till någon av Metropolias tre studie- och antagningsservicekanslier. Vid inlämnandet ska den registrerade kunna styrka sin identitet.

15 Rätt att inge klagomål till tillsynsmyndighet

Den registrerade har rätt att inge klagomål till tillsynsmyndigheten ifall den registrerade anser att behandlingen av hens personuppgifter bryter mot de tillämpliga dataskyddsbestämmelserna.

Den nationella tillsynsmyndigheten i Finland är Dataombudsmannens byrå, kontaktuppgifter:

Dataombudsmannens byrå

Besöksadress: Bangårdsvägen 9, 6. vån
00520 Helsingfors
Postadress: PB 800
00521 Helsingfors
Telefon (växel): + 358 29 56 66700
Fax: + 358 9 56 66735
E-post: tietosuoja(at)om.fi

16 Grundar sig utlämnandet av personuppgifter på lag eller avtal eller en förpliktelse i samband med ingående av avtal, och är den registrerade skyldig att utlämna personuppgifter och införstådd i de möjliga följderna av att sådana uppgifter inte utlämnas (uppgifter om varifrån personuppgifterna har fåtts)

Behandlingen av personuppgifter som finns i Metropolias personuppgiftsregister i förhållande till om tillhandahållandet av information är lagstadgad, grundad på avtal eller ett krav för att kunna ingå avtal samt om den registrerade är tvungen att lämna in personuppgifter och följder av att personuppgifterna inte lämnas in. För respektive register klargörs också hur personuppgifterna tillhandahållits.

Personuppgifterna har tillhandahållits av den registrerade. Responsregistret för webbplatsen Yrkeshogskolestudier.fi är ett personuppgiftsregister som grundar sig på frivillig anslutning. Ingen som rör sig på webbplatsen Yrkeshogskolestudier.fi är tvingad att lämna respons.

Registrering på responsregistret för webbplatsen Yrkeshogskolestudier.fi är uppbyggt så att den registrerade godkänner att ifall hen fyller i responsblanketten på webbplatsen Yrkeshogskolestudier.fi blir hen i samma stund en del av åtgärden som innebär kommunikation till responsgivaren. Den registrerade godkänner också att hen är införstådd i detta.

Personuppgifterna tillhandahålls i samband med responsen.

17 Automatiskt beslutsfattande och profilering

De personuppgifter som ingår i responsregistret för webbplatsen Yrkeshogskolestudier.fi används inte för automatiskt beslutsfattande eller profilering.

DATASKYDDSMEDDELANDE

Dataskyddsmeddelandet baserar sig på upplysningsplikten gentemot de registrerade i EU:s dataskyddsförordning (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”, artiklarna 12–14), den i GDPR:s artikel 30 uttalade plikten att den personuppgiftsansvariga ska upprätthålla meddelanden för de behandlingsfunktioner som den personuppgiftsansvariga är ansvarig för, samt den nationella dataskyddslagen (1050/2018) som kompletterar GDPR.

Man har dessutom strävat efter att göra detta dataskyddsmeddelande tillgängligt i enlighet med EU:s s.k. tillgänglighetsdirektiv och den nationella lagen om digitala tjänster som kompletterar direktivet (Europaparlamentets och rådets direktiv (2016/2102) om tillgänglighet avseende offentliga myndigheters webbplatser och mobila applikationer; Lag om tillhandahållande av digitala tjänster (306/2019)).

1 Registrets namn

Forskningsregistret för YH-urvalsprovet

2 Personuppgiftsansvarig

Namn: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy

Kontaktuppgifter:

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (FO-nummer: 2094551-1)

Postadress: PB 4000, 00079 Metropolia

Besöksadress: Kvarnbäcksvägen 1, 00920 Helsingfors

Telefon (växel): + 358 9 7424 5000

Den ansvariga ledaren för forskningsprojektet::

Namn: Jonna Vierula

Befattning: forsknings- och utvecklingschef, ordförande för forskningsgruppen, Konsortiet för studentantagning till yrkeshögskolor, överlärare, Laurea yrkeshögskola

Person som ansvarar för innehållet i registret:

För innehållet i registret ansvarar en separat utnämnd forskningsgrupp som utför forskningen. Personuppgifter behandlas endast av sådana personer som genom sin ställning har rätt till det. Dessa personer är bundna av vederbörlig lagstadgad sekretess.

Kontaktuppgifter till registrets kontaktperson:

Namn: Tiina Karihtala

Befattning: forsknings- och utvecklingschef, Konsortiet för studentantagning till yrkeshögskolor, lektor, Metropolia Ammattikorkeakoulu

Adress: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PB 4000, 00079 METROPOLIA

E-post: tiina.karihtala@metropolia.fi

3 Dataskyddsombud

Dataskyddsombud:

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy

E-post: tietosuojavastaava(at)metropolia.fi

4 Syftena med behandlingen av personuppgifter samt rättslig grund för behandlingen

Syftet med behandlingen av personuppgifter:

Syftet med behandlingen av personuppgifter är vetenskaplig forskning.

Forskningsregistret för YH-urvalsprovet är ett personregister som upprätthålls av Metropolia Ammattikorkeakoulu för forsknings- och utvecklingsbehov som berör yrkeshögskolornas studentantagning.

YH-urvalsprovet är yrkeshögskolornas gemensamma digitala urvalsprov. Målsättningen med forsknings- och utvecklingsverksamheten för studentantagningen till yrkeshögskolorna är att utvärdera hur YH-urvalsprovet fungerar, dess validitet samt att kontinuerligt utveckla YH-urvalsprovet. Personuppgifterna i forskningsregistret för YH-urvalsprovet behandlas för att genomföra forskningen. Forskningen utförs av en separat utsedd forskningsgrupp. Forskningsresultaten används för att vidareutveckla studentantagningen till yrkeshögskolorna samt YH-urvalsprovet. Målet är att främja en tillförlitlig, objektiv och jämlik antagning av studerande.

Forskningsregistret innehåller forskningsmaterial från yrkeshögskolornas sökande som vid olika tidpunkter (hösten 2019, hösten 2020, våren 2021, våren 2026 och hösten 2026) har deltagit i YH-urvalsprovet och gett sitt samtycke till forskningen.

Användningen av forskningsregistret baserar sig på en vederbörlig forskningsplan. Man ansöker om etikprövning av forskningen av en forskningsetisk delegation. Yrkeshögskolornas sökande som deltar i YH-urvalsprovet informeras om studien genom ett informationsbrev till deltagare som finns på webbplatsen yrkeshogskolestudier.fi före urvalsprovet och i provsystemet innan urvalsprovet börjar. I informationsbrevet beskrivs den ifrågavarande studiens syfte, mål och forskningsetiska aspekter.

Studien förverkligas så att forskningsdeltagarnas bakgrundsuppgifter och urvalsprovssvar lagras elektroniskt och analyseras statistiskt. Deltagandet i studien är fullständigt frivilligt och baserar sig på den forskningsdeltagarens frivilliga samtycke, som ges i samband med urvalsprovet. De som deltar i YH-urvalsprovet kan vägra att delta i studien eller avbryta eller annullera sitt deltagande när som helst utan att ange någon orsak. Om deltagandet i forskningen avbryts kan de uppgifter som samlats in fram till avbrottet fortfarande användas för forskningen, och de insamlade personuppgifterna sparas om de fortfarande behövs för genomförandet av forskningen.

Om deltagandet i forskningen annulleras, används inga uppgifter om deltagaren längre i forskningen. Deltagarna ombeds dock observera att de analyser som redan har gjorts av forskningsmaterialet fram till återkallelsen inte kan göras ogjorda, och att uppgifter inte kan raderas från forskningsmaterialet efter att de direkta identifierarna har avlägsnats. Deltagande eller vägran att delta i studien påverkar inte studentantagningsresultatet.

Forskningsregistret förstörs eller dess data ändras till en sådan form att den som uppgifterna gäller inte kan identifieras efter att personuppgifterna inte längre behövs för genomförandet av studien eller säkerställandet att dess resultat är riktiga (se också punkt 11). När materialet analyseras, minimeras användningen av ursprungliga data som innehåller direkta identifierande uppgifter. I forskningsmaterial som inte används för uppföljningsstudien avlägsnas de direkta identifierande uppgifterna i analysfasen.

I forskningsmaterial som används för uppföljningsforskning sparas identifieringsuppgifter tills insamlingen av uppföljningsmaterialet har slutförts och forskningsmaterialen har kunnat kombineras på ett tillförlitligt sätt.

Rättslig grund för behandling av personuppgifter:

Behandlingen av de personuppgifter som hanteras i forskningsmaterialets personregister baserar sig på utförandet av en uppgift av allmänt intresse: genomförandet av vetenskaplig forskning.

5 Den person-uppgiftsansvariges eller en tredje parts berättigade intressen

”Berättigat intresse” är inte en rättslig grund för behandling av personuppgifterna i forskningsregistret för YH-urvalsprovet. Därför är denna punkt inte tillämplig.

6 Beskrivning av kategorier av registrerade och personuppgifter

De som registreras i forskningsregistret för YH-urvalsprovet är yrkeshögskolesökande som deltar i YH-urvalsprovet.

I forskningsregistret för YH-urvalsprovet lagras följande personuppgifter:

1. Samtycke till deltagande

Den sökande ombes ge informerat samtycke till deltagande i studien i YH-urvalsprovets provsystem.

2. Bakgrundsuppgifter

Bakgrundsuppgifter från Studieinfo: 

• Grunduppgifter om den sökande (den som undersöks): förnamn, tilltalsnamn, efternamn, studerandenummer, personbeteckning, kön, utbildningsbakgrund
• Ansökningsmål
• Uppgifter om plats och tidpunkt för urvalsprovet

Metropolia Ammattikorkeakoulu hämtar via ett tekniskt gränssnitt de personuppgifter som hanteras i urvalsprovssystemet från tjänsten Studieinfo, som tekniskt upprätthålls av Utbildningsstyrelsen.

Bakgrundsuppgifter från provsystemet:

Utöver bakgrundsuppgifterna som fås från Studieinfo, uppger den sökande bakgrundsuppgifter i provsystemet. En närmare redogörelse för vilka dessa bakgrundsuppgifter finns i informationsbrevet för denna studie. Inga känsliga personuppgifter finns bland de bakgrundsuppgifter som samlas in.

3. Den sökandes urvalsprovssvar

• Provsvaren som givits i urvalsprovet

4. Den sökandes poäng i urvalsprovet

• De poäng som den sökande fick i urvalsprovet

5. Uppgifter i Antagningsregistret och resultaten från yrkeshögskolornas betygsbaserade antagning på basis av yrkesinriktad grundexamen

De uppgifter som beskrivs i punkterna 1–4 kan kombineras med sådana uppgifter i det nationella Antagningsregistret som har begärts från Utbildningsstyrelsen för studien av yrkeshögskolornas studentantagningar. I Antagningsregistret lagras de uppgifter som anges i paragraf 19 (Antagningsregistrets datainnehåll) i lagen 884/2017 (Lag om nationella studie- och examensregister).

Dessutom kan de i punkterna 1–4 beskrivna uppgifterna kombineras med resultaten av yrkeshögskolornas betygsbaserade antagning på basis av yrkesinriktad grundexamen, som har samlats in centraliserat från yrkeshögskolorna för forskningsändamål. Till exempel uppföljningsforskningar som gäller YH-urvalsprovet är sådana fall där dessa uppgifter behövs. De personer som deltar i forskningen informeras om detta i informationsbrevet till deltagare.

De uppgifter som används från Antagningsregistret och från resultaten av den betygsbaserade antagningen på basis av yrkesinriktad grundexamen beskriver ansökan till utbildning, antagningsresultat, vitsord i studentexamensbetyg och/eller examensbetyg över yrkesinriktad grundexamen, poängen för betygsbaserad antagning och bakgrundsuppgifter. För att kombinera forskningsmaterialet används direkta identifierare (den sökandes namn, studerandenummer och personbeteckning eller annan motsvarande individuell identifierare).

7 Regelmässiga datakällor för personuppgifterna

Personuppgifterna fås från tjänsten Studieinfo som upprätthålls av Utbildningsstyrelsen samt av den sökande själv (se punkt 6). Provsvaren i urvalsprovet fås av den registrerade själv under provtillfället. Metropolia Ammattikorkeakoulu lagrar poängen som den sökande har fått i urvalsprovet.

8 Informationssystem som används i behandlingen av personuppgifter

Forskningsregistret för YH-urvalsprovet lagras på en enhet på Metropolia Ammattikorkeakoulus server. Endast namngivna personer som deltar i forskningen har tillgång till enheten. Personuppgifterna behandlas endast av sådana personer som genom sin ställning har rätt att göra det. Dessa personer är bundna av lagstadgad sekretess.

I analysfasen kan det pseudonymiserade forskningsmaterialet även lagras i den molntjänst som tillhör organisationen där personen som deltar i analysen arbetar, förutsatt att tjänsten använder ett krypteringsverktyg och att åtkomsten är begränsad.

9 Mottagare eller kategorier av mottagare av uppgifter samt regelmässiga överföringar

Tillgång till uppgifterna i forskningsregistret för YH-urvalsprovet som finns på en enhet på Metropolia Ammattikorkeakoulus server ges vid behov med hjälp av s.k. admin-användarrättigheter, t.ex. till systemleverantören/person som underhåller mätintrument om ett tekniskt fel måste repareras.

Forskningsmaterial kan lämnas ut utanför forskningsgruppen för genomförandet av lärdomsprov som gäller yrkeshögskolornas studentantagning samt till forskningsassistenter för lagring eller annan hantering av materialet. I sådana fall är materialet pseudonymiserat, vilket innebär att det inte innehåller direkta identifierare och att uppgifterna inte i sig kan kopplas till en viss person utan separata tilläggsuppgifter. Om utlämnande av forskningsmaterial avtalas alltid separat. Den ansvariga ledaren för forskningsprojektet ansvarar för detta tillsammans med forskningsgruppen.

10 Överföring av uppgifter utanför EU eller EES eller till internationella organisationer

Personppgifter forskningsregistret för YH-urvalsprovet överförs inte utanför EU eller EES eller till internationella organisationer.

11 Lagringstid för personuppgifterna

Personuppgifterna som samlats in till forskningsregistret för YH-urvalsprovet och som behandlas inom registret sparas i registret så länge forskningen pågår, varefter forskningsmaterialet förstörs permanent. Lagringstiden baserar sig på forskningsplanen. Yrkeshögskolornas sökande får information om den exaktare lagringstiden (år) i informationsbrevet till deltagare. Lagringstiden för forskningsregistret är aldrig längre än 10 år.

12 Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att av den personuppgiftsansvarige få bekräftelse på huruvida personuppgifter som rör honom eller henne behandlas. Den registrerade har dessutom rätt att få tillgång till de personuppgifter som berör honom eller henne själv samt rätt att granska sina egna uppgifter som lagrats i register och få en kopia av dem. Den personuppgiftsansvarige ska enligt dataskyddsförordningen svara på den registrerades begäran om att utöva sina rättigheter inom en månad.

A. Rätt till tillgång till personuppgifter

Den registrerade har rätt att kontrollera vilka uppgifter om honom eller henne som lagrats i personuppgiftsregistret. Den registrerade kan göra en informationsbegäran genom att lämna in en blankett som finns på Metropolias publika webbplats och/eller Metropolias intranät. Blanketten ska vara omsorgsfullt ifylld, utskriven och personligen undertecknad och lämnas in till någon av Metropolias tre studie- och antagningsservicekanslier. Om den registrerade representerar personalen kan han eller hon lämna in begäran till Metrolias enhet för personalförvaltning. I samband med inlämnandet av begäran ska den registrerade bevisa sin identitet på ett tillförlitligt sätt (t.ex. genom att uppvisa ett officiellt identitetsbevis eller sitt körkort till den anställda vid Metropolia som tar emot begäran).

Nedan hittas besöksadresserna till Metropolias studie- och antagningsservicekanslier:

Metropolias campus i Kvarnbäcken

Kvarnbäcksvägen 1, 00920 Helsingfors

Metropolias campus i Arabia

Tavastvägen 135 D, 00560 Helsingfors

Metropolias campus i Myrbacka

Lägervägen 1, 01600 Vanda

Nedan hittas besöksadressen till Metropolias enhet för personalförvaltning:

Metropolias campus i Kvarnbäcken (C- och D-byggnaden, våning 5)

Kvarnbäcksvägen 1, 00920 Helsingfors

Metropolias studie- och antagningsservicekanslier och/eller enheten för personalförvaltning hänvisar begäran centraliserat till Metropolias dataskyddsombud, (e-post: tietosuojavastaava@metropolia.fi).

Metropolias dataskyddsombud svarar på den registrerades informationsbegäran. Vid behov kan man kontakta dataskyddsombudet för att få mera information om hur behandlingen av begäran framskrider eller om innehållet i svaret.

B. Rätt till rättelse av uppgifterna och begränsning av behandling

Den registrerade har rätt att av den personuppgiftsansvarige kräva att behandlingen begränsas om något av följande alternativ är tillämpligt:

• den registrerade bestrider personuppgifternas riktighet (rätt till rättelse av uppgifterna), varmed behandlingen begränsas för en tid, under vilken den personuppgiftsansvarige kan försäkra sig om att personuppgifterna är korrekta;
• behandlingen är olaglig och den registrerade motsätter sig att personuppgifterna raderas och i stället begär en begränsning av deras användning;
• den personuppgiftsansvarige behöver inte längre personuppgifterna för ändamålen med behandlingen men den registrerade behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Ifrågavarande begäran om rättelse eller begränsning av behandling av uppgifter i Metropolias personuppgiftsregister kan göras genom att lämna in begäran till något av Metropolias ovannämnda studie- och antagningsservicekanslier eller Metropolias enhet för personalförvaltning (endast anställda). I samband med inlämnandet av begäran ska den registrerade bevisa sin identitet på ett tillförlitligt sätt.

C. Rätt till radering av uppgifter

Den registrerade har rätt att utan onödigt dröjsmål få sina personuppgifter raderade från Metropolias register, förutsatt att något av följande gäller:

• personuppgifterna är inte längre nödvändiga för de ändamål för vilka de samlats in eller på annat sätt behandlats;
• den registrerade återkallar det samtycke på vilket behandlingen grundar sig och det finns inte någon annan rättslig grund för behandlingen;
• personuppgifterna har behandlats på olagligt sätt; eller
• personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse i unionsrätten eller i den nationella rätten.

Ifrågavarande begäran om radering av uppgifter från Metropolias personuppgiftregister kan göras genom att lämna in begäran till något av Metropolias ovannämnda studie- och antagningsservicekanslier eller Metropolias enhet för personalförvaltning (endast anställda). I samband med inlämnandet av begäran ska den registrerade bevisa sin identitet.

D. Rätt till dataportabilitet

Delvis tillämplig. I artikel 20 i den allmänna dataskyddsförordningen stadgas om en ny rättighet för den registrerade: rätt att få ut de personuppgifter som rör honom eller henne ”i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format” och rätten att överföra dessa uppgifter från ett system till ett annat. Syftet med denna rättighet är att öka de registrerades möjligheter att påverka sina egna personuppgifter, eftersom den underlättar överföring eller kopiering från en informationssystemmiljö till en annan (egna system, möjlighet att lagra egna uppgifter för eget personligt bruk eller lagra egna uppgifter i system som administreras av tillförlitliga tredje parter). Rätten till dataportabilitet kompletterar i detta fall rätten till tillgång till egna uppgifter.

Rätten till dataportabilitet enligt artikel 20 i den allmänna dataskyddsförordningen innebär också att den registrerade har rätt att få de uppgifter som rör honom eller henne och som den personuppgiftsansvariga behandlar i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format på så sätt att ifrågavarande uppgifter enkelt kan överföras från systemet till en annan personuppgiftsansvarig. Uppgifterna kan på begäran av den registrerade överföras direkt från en personuppgiftsansvarig till en annan om det är tekniskt möjligt (artikel 20, punkt 2). De personuppgiftsansvariga uppmuntras att utveckla interoperabla former som möjliggör dataportabilitet, dock utan att förplikta de personuppgiftsansvariga att godkänna eller upprätthålla informationsbehandlingssystem som är tekniskt kompatibla.

Notera att artikel 20 i den allmänna dataskyddsförordningen gäller endast rätten till dataportabilitet av sådana personuppgifter vars behandling grundar sig på

- samtycke enligt artikel 6.1 a eller artikel 9.2 a, om det är fråga om speciella personuppgiftsgrupper

- eller på ett avtal enligt artikel 6.1 b.

Artikel 20 i den allmänna dataskyddsförordningen ska beaktas om den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter är antingen den registrerades samtycke eller nödvändighet för att verkställa ett avtal. Rätten gäller endast personuppgifter som den registrerade själv har gett till den personuppgiftsansvariga.

Begäran enligt artikel 20 i den allmänna dataskyddsförordningen kan göras genom att lämna in begäran till något av Metropolias ovannämnda studie- och antagningsservicekanslier eller Metropolias enhet för personalförvaltning (endast anställda). I samband med inlämnandet av begäran ska den registrerade bevisa sin identitet.

E. Rätt att inte utsättas för en personuppgiftsincident

Den registrerade har rätt att inte bli utsatt för en i EU:s dataskyddsförordnings 33:e artikel omnämnd dataskyddsincident, som beror på att den personuppgiftsansvarige eller ett personuppgiftsbiträde, som den personuppgiftsansvarige anlitar, har försummat dataskydds- och/eller datasäkerhetsfrågor. Den registrerade har rätt att utan onödigt dröjsmål få information, om dataskyddsincidenten sannolikt leder till en hög risk för fysiska personers rättigheter och friheter.

13 Rätt att göra invändningar

I enlighet med EU:s dataskyddförordnings, artikel 21 har den registrerade rätt att, av skäl som hänför sig till hans eller hennes specifika situation, göra invändningar mot behandling av personuppgifter avseende honom eller henne som grundar sig på artikel 6.1 e (behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning), såsom profilering som grundar sig på dessa bestämmelser. Den personuppgiftsansvarige får inte längre behandla personuppgifterna såvida denne inte kan påvisa avgörande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än den registrerades intressen, rättigheter och friheter eller om det sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.

En invändning mot behandlingen av personuppgifter kan göras genom att lämna in begäran till något av Metropolias ovannämnda studie- och antagningsservicekanslier. I samband med inlämnandet av begäran ska den registrerade bevisa sin identitet.

14 Rätt att återkalla samtycke

Ifall behandlingen av personuppgifter baserar sig på den registrerades samtycke, har den registrerade rätt att återkalla samtycket när som helst. Återkallandet av samtycket påverkar inte lagligheten av behandling som grundar sig på samtycke, innan detta återkallas.

Vid Metropolia sker återkallande av samtycke till behandling av personuppgifter som behandlas genom att lämna in begäran till något av Metropolias ovannämnda studie- och antagningsservicekanslier eller Metropolias enhet för personalförvaltning (endast anställda). I samband med inlämnandet av begäran ska den registrerade bevisa sin identitet.

15 Rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten

Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten om den registrerade anser att behandlingen av hans eller hennes personuppgifter bryter mot tillämplig dataskyddsreglering.

Den nationella tillsynsmyndigheten i Finland är Dataskyddsombudsmannens byrå, kontaktuppgifter:

Dataskyddsombudsmannens byrå

Besöksadress: Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors

Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors

Telefon (växel): + 358 29 56 66700

Registratorskontor: + 358 29 566 6768

E-post: tietosuoja@om.fi

16 Principer för skydd av registret

Allmän beskrivning av tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder, genom vilka Metropolia strävar efter att skydda de registrerades personuppgifter och register:

• Den personuppgiftsansvarige (Metropolia) och systemleverantörerna har avtalat om skydd av registret. Vid behov har ansvaren beskrivits tillräckligt detaljerat i de vederbörliga avtalen.
• Den personuppgiftsansvariges (Metropolia) anställda och andra personer har förbundit sig att följa tystnadsplikten och hålla hemliga sådan information de fått i samband med behandlingen av personuppgifter.
• Systemleverantörerna (personuppgiftsbiträden som agerar för den personuppgiftsansvariges (Metropolia) räkning sköter registret och lagringen av data som berör det enligt god informationsbehandlingssed och följer absolut tystnadsplikt och sekretess.
• Genom ändamålsenliga tekniska och administrativa åtgärder i enlighet med god informationsbehandlingssed tryggas datasäkerheten för den registeransvariges (Metropolia) register samt personuppgifternas konfidentialitet.
• Den personuppgiftsansvarige (Metropolia) har begränsat användarrättigheterna och -befogenheterna till informationssystem, arbetsredskap och andra lagringplattformer så att endast personer som p.g.a. sina arbetsuppgifter eller annan befattning anses behöva granska eller behandla uppgifter har tillgång till dem.
• Rätten att använda system som innehåller personuppgifter är begränsad till enbart sådana anställda som genom sitt arbete och/eller annan befattning har rätt att behandla personuppgifter. De anställda får vederbörlig utbildning för uppgifterna.
• Varje person som använder ett arbetsredskap/system loggar in i systemet med sina personliga inloggningsuppgifter som utfärdas i samband med att användarrättigheten beviljas. Användarrättigheten upphör när personen inte längre arbetar med de uppgifter som Metropolia beviljat användarrättigheten för.
• Uppgifterna samlas i databaser, som är skyddade både logiskt och fysiskt.
• Databaserna och deras säkerhetskopior finns i låsta utrymmen och endast vissa på förhand utsedda personer har tillgång till uppgifterna.

17 Är uppgivandet av personuppgifter baserat på rättslig förpliktelse, baserat på avtal eller en förutsättning för att ingå avtal samt måste den registrerade uppge personuppgifter och konsekvenserna av att underlåta att uppge personuppgifter (information om varifrån man har fått personuppgifterna)

Forskningsregistret för YH-urvalsprovet är ett personregister som baserar sig på frivillig deltagande. Personregistret används för forsknings- och utvecklingsverksamhet gällande studentantagningen till yrkeshögskolor.

18 Automatiskt beslutsfattande och profilering

Personuppgifterna i forskningsregistret för YH-urvalsprovet används inte för automatiskt beslutsfattande eller profilering.

DATASKYDDSMEDDELANDE

Dataskyddsmeddelandet baserar sig på upplysningsplikten gentemot de registrerade i EU:s dataskyddsförordning (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) samt den nationella dataskyddslagen (1050/2018) som har trätt i kraft i Finland 1.1.2019.

1 Registrets namn

Forskningsregistret för den betygsbaserade antagningen

2 Personuppgiftsansvarig

Kontaktuppgifter:

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (FO-nummer: 2094551-1)

Postadress: PB 4000, 00079 Metropolia

Besöksadress: Kvarnbäcksvägen 1, 00920 Helsingfors

Telefon (växel): + 358 9 7424 5000

Den ansvariga ledaren för forskningsprojektet:

Namn: Jonna Vierula

Befattning: forsknings- och utvecklingschef, ordförande för forskningsgruppen, Konsortiet för studentantagning till yrkeshögskolor, överlärare, Laurea yrkeshögskola

Person som ansvarar för innehållet i registret:

För innehållet i registret ansvarar en separat utnämnd forskningsgrupp som utför forskningen. Personuppgifter behandlas endast av sådana personer som genom sin ställning har rätt till det. Dessa personer är bundna av vederbörlig lagstadgad sekretess.

Kontaktuppgifter till registrets kontaktperson:

Namn: Tiina Karihtala

Befattning: forsknings- och utvecklingschef, Konsortiet för studentantagning till yrkeshögskolor, lektor, Metropolia Ammattikorkeakoulu

Adress: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PB 4000, 00079 METROPOLIA

E.post: tiina.karihtala@metropolia.fi

3 Dataskyddsombud

Dataskyddsombud:

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy

E-post: tietosuojavastaava(at)metropolia.fi

4 Syftena med behandlingen av personuppgifter samt rättslig grund för behandlingen

Syftet med behandlingen av personuppgifter:

Syftet med behandlingen av personuppgifter är vetenskaplig forskning.

Forskningsregistret för den betygsbaserade antagningen är ett personregister som upprätthålls av Metropolia Ammattikorkeakoulu för forsknings- och utvecklingsbehov som berör yrkeshögskolornas studentantagning.

I gemensam ansökan till högskolorna använder yrkeshögskolorna betygsbaserad antagning i finsk- och svenskspråkiga ansökningsmål som leder till yrkeshögskoleexamen. I den betygsbaserade antagningen används yrkeshögskolornas gemensamma poängsättningsmodeller, enligt vilka vitsorden i studentexamensbetyget eller betyget över yrkesinriktad grundexamen poängsätts. Målsättningen med forsknings- och utvecklingsverksamheten för studentantagningen till yrkeshögskolorna är att utvärdera hur betygsantagningen fungerar och att utveckla poängsättningsmodellerna. De personuppgifter som ingår i forskningsregistret för den betygsbaserade antagningen behandlas för att genomföra forskningen. Forskningen utförs av en separat utsedd forskningsgrupp. Målet med forskningen är att främja en tillförlitlig, objektiv och jämlik studentantagning.

Forskningsregistret innehåller forskningsmaterial om yrkeshögskolornas sökande som har deltagit i den betygsbaserade antagningen vid olika tidpunkter (våren 2020, våren 2023, våren 2026 och hösten 2026). Användningen av forskningsregistret baserar sig på en vederbörlig forskningsplan. Man ansöker om etikprövning av forskningen av en forskningsetisk delegation.

Forskningen genomförs som en registerstudie. Forskningsmaterialet samlas in från de uppgifter om sökande till yrkeshögskoleutbildning som lagras i Antagningsregistret (som administreras av Utbildningsstyrelsen) samt från resultaten av yrkeshögskolornas betygsbaserade antagning på basis av yrkesinriktad grundexamen. Studien genomförs så att en informationsbegäran lämnas till Utbildningsstyrelsen om uppgifter om de registrerade (forskningsdeltagarna) i Antagningsregistret. Resultaten av yrkeshögskolornas betygsbaserade antagning på basis av yrkesinriktad grundexamen samlas in centraliserat från yrkeshögskolorna för forskningsändamål.

Forskningsmaterialet används i en studie vars syfte är att analysera hur poängsättningsmodellerna för den betygsbaserade antagningen fungerar, samt de sökandes framgång i den betygsbaserade antagning och faktorer i samband med framgången. Dessutom kan forskningsmaterialet användas i uppföljningsstudier där man utvärderar poängsättningsmodellernas prediktiva validitet.

Personregistret förstörs eller omvandlas till en form där den registrerade inte längre kan identifieras, när personuppgifterna inte längre behövs för att genomföra forskningen eller för att säkerställa resultatens tillförlitlighet.

När uppgifterna analyseras minimeras användningen av ursprungliga data som innehåller direkta identifierande uppgifter.

Rättslig grund för behandling av personuppgifter:

Behandlingen av uppgifter som finns i personregistret baserar sig på utförandet av en uppgift av allmänt intresse: förverkligande av vetenskaplig forskning.

5 Den person-uppgiftsansvariges eller en tredje parts berättigade intressen

”Berättigat intresse” är inte en rättslig grund för behandling av personuppgifterna i personregistret. Därför är denna punkt inte tillämplig.

6 Kategorier av personuppgifter i registret

De registrerade i forskningsregistret för den betygsbaserade antagningen är de yrkeshögskolesökande som deltagit i den betygsbaserade antagningen och som beskrivs i punkt 4.

Registrets datainnehåll består av uppgifter som lagras i Utbildningsstyrelsens antagningsregister. I personregistret för forskningsmaterialet lagras följande personuppgifter, som beskrivs i lagen 884/2017 (Lag om nationella studie- och examensregister), paragraf 19 (Antagningsregistrets datainnehåll), enligt personuppgiftsgrupp:

1. den sökandes namn, studentnummer och personbeteckning eller någon annan motsvarande identifikationsuppgift, medborgarskap, kön, modersmål, 2. uppgifter om den sökandes tidigare utbildning och examina, 3. uppgifter om ansökan till utbildning och grunderna för antagning i fråga om varje sökande samt 4. uppgifter om antagningsresultat, mottagande av studieplats och inskrivning vid läroanstalten i fråga.

Resultaten av yrkeshögskolornas betygsbaserade antagning på basis yrkesinriktad grundexamen består av följande uppgifter:

förnamn, efternamn, personbeteckning, studerandenummer, köplats, ansökningsönskemål, resultatet av antagningsräkningen, den totala poängsumman som beaktats i den betygsbaserade antagningen på basis av den sökandes betyg över yrkesinriktad grundexamens, vitsorden i de gemensamma examensdelarna och den poängsumma som dessa ger, det viktade medeltalet för examen och den poängsumma som bildas utifrån detta.

7 Regelmässiga datakällor för personuppgifterna

Man anhåller om att få de registrerades (forskningsdeltagarnas) uppgifter från antagningsregistret som upprätthålls av Utbildningsstyrelsen. Resultaten av yrkeshögskolornas betygsbaserade antagning på basis av yrkesinriktad grundexamen samlas in centraliserat från yrkeshögskolorna för forskningsändamål.

8 Informationssystem som används i behandlingen av personuppgifter

Baserat på en informationsbegäran lämnar Utbildningsstyrelsen ut uppgifterna i Antagningsregistret till forskningsutföraren via en lösenordsskyddad elektronisk tjänst. Forskningsmaterialet som gäller den betygsbaserade antagningen på basis av yrkesinriktad grundexamen samlas in från yrkeshögskolorna via en lösenordsskyddad elektronisk tjänst. Forskningsregistret för den betygsbaserade antagning lagras på en enhet på Metropolia Ammattikorkeakoulus server. Endast namngivna personer som deltar i forskningen har tillgång till enheten. Personuppgifterna behandlas endast av sådana personer som genom sin ställning har rätt att göra det. Dessa personer är bundna av lagstadgad sekretess.

9 Mottagare eller kategorier av mottagare av uppgifter samt regelmässiga överföringar

Tillgång till uppgifterna i Metropolias forskningsregister för den betygsbaserade antagningen som finns på en enhet på Metropolia Ammattikorkeakoulus server ges vid behov med hjälp av s.k. admin-användarrättigheter, t.ex. till systemleverantören/person som underhåller mätinstrument om ett tekniskt fel måste repareras.

Forskningsmaterial kan lämnas ut utanför forskningsgruppen för genomförandet av lärdomsprov som gäller yrkeshögskolornas studentantagning samt till forskningsassistenter för lagring eller annan hantering av materialet. I sådana fall är materialet pseudonymiserat, vilket innebär att det inte innehåller direkta identifierare och att uppgifterna inte i sig kan kopplas till en viss person utan separata tilläggsuppgifter. Om utlämnande av forskningsmaterial avtalas alltid separat. Den ansvariga ledaren för forskningsprojektet ansvarar för detta tillsammans med forskningsgruppen.

10 Överföring av uppgifter utanför EU eller EES eller till internationella organisationer

Uppgifter överförs inte utanför EU eller EES eller till internationella organisationer.

Forskningen genomförs nationellt.

11 Lagringstid för personuppgifterna

Personuppgifterna som samlats in till forskningsregistret för den betygsbaserade antagningen och som behandlas inom registret sparas i registret så länge forskningen pågår, varefter forskningsmaterialet förstörs permanent. Lagringstiden för forskningsregistret är aldrig längre än 10 år.

12 Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att av den personuppgiftsansvarige få bekräftelse på huruvida personuppgifter som rör honom eller henne håller på att behandlas. Den registrerade kan göra en informationsbegäran genom att lämna in en blankett som finns på Metropolias publika webbplats. Blanketten ska vara omsorgsfullt ifylld, utskriven och personligen undertecknad och lämnas in till någon av Metropolias tre studie- och antagningsservicekanslier. I samband med inlämnandet av begäran ska den registrerade bevisa sin identitet på ett tillförlitligt sätt (t.ex. genom att uppvisa ett officiellt identitetsbevis eller sitt körkort till den anställda vid Metropolia som tar emot begäran).

Nedan hittas besöksadresserna till Metropolias studie- och antagningsservicekanslier:

Metropolias campus i Kvarnbäcken Kvarnbäcksvägen 1, 00920 Helsingfors

Metropolias campus i Arabia Tavastvägen 135 D, 00560 Helsingfors

Metropolias campus i Myrbacka Lägervägen 1, 01600 Vanda

Från Metropolias studie- och antagningsservicekanslier hänvisar begäran till Metropolias dataskyddsombud, (e-post: tietosuojavastaava(at)metropolia.fi).

Metropolias dataskyddsombud svarar på granskningsbegäran. Vid behov kan man kontakta dataskyddsombudet för att få mera information om hur behandlingen av begäran framskrider eller om innehållet i svaret.

A. Rätt till rättelse av uppgifterna och begränsning av behandling

Den registrerade har rätt att av den personuppgiftsansvarige kräva att behandlingen begränsas om något av följande alternativ är tillämpligt:

• den registrerade bestrider personuppgifternas riktighet (rätt till rättelse av uppgifterna), under en tid som ger den personuppgiftsansvariga möjlighet att kontrollera om personuppgifterna är riktiga;
• behandlingen är olaglig och den registrerade motsätter sig att personuppgifterna raderas och i stället begär en begränsning av deras användning;
• den personuppgiftsansvariga behöver inte längre personuppgifterna för ändamålen med behandlingen men den registrerade behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Ifrågavarande begäran om rättelse eller begränsning av behandling av uppgifter i Metropolias personregister kan göras genom att lämna in begäran till något av Metropolias ovannämnda studie- och antagningsservicekanslier. I samband med inlämnandet av begäran ska den registrerade bevisa sin identitet.

B. Rätt till radering av uppgifter

Den registrerade har rätt att utan onödigt dröjsmål få sina personuppgifter raderade från Metropolias personregister, förutsatt att något av följande gäller:

• personuppgifterna är inte längre nödvändiga för de ändamål för vilka de samlats in eller på annat sätt behandlats;
• den registrerade återkallar det samtycke på vilket behandlingen grundar sig och det finns inte någon annan rättslig grund för behandlingen;
• personuppgifterna har behandlats på olagligt sätt; eller
• personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse i unionsrätten eller i medlemsstaternas nationella rätt.

Ifrågavarande begäran om radering av uppgifter från Metropolias personregister kan göras genom att lämna in begäran till något av Metropolias ovannämnda studie- och antagningsservicekanslier. I samband med inlämnandet av begäran ska den registrerade bevisa sin identitet.

C. Rätt till dataportabilitet

Gäller inte detta register.

D. Rätt att inte utsättas för en personuppgiftsincident

Den registrerade har rätt att inte bli utsatt för en i EU:s dataskyddsförordnings 33:e artikel omnämnd dataskyddsincident, som beror på att den personuppgiftsansvariga eller ett personuppgiftsbiträde, som den personuppgiftsansvariga anlitar, har försummat dataskydds- och/eller datasäkerhetsfrågor. Den registrerade har rätt att utan onödigt dröjsmål få information, om dataskyddsincidenten sannolikt leder till en hög risk för fysiska personers rättigheter och friheter.

13 Rätt att göra invändningar

I enlighet med EU:s dataskyddförordnings, artikel 21 har den registrerade rätt att, av skäl som hänför sig till hans eller hennes specifika situation, göra invändningar mot behandling av personuppgifter avseende honom eller henne som grundar sig på artikel 6.1 e (behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning), såsom profilering som grundar sig på dessa bestämmelser. Den personuppgiftsansvariga får inte längre behandla personuppgifterna såvida denne inte kan påvisa avgörande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än den registrerades intressen, rättigheter och friheter eller om det sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.

En invändning mot behandlingen av personuppgifter kan göras genom att lämna in begäran till något av Metropolias ovannämnda studie- och antagningsservicekanslier. I samband med inlämnandet av begäran ska den registrerade bevisa sin identitet.

14 Rätt att återkalla samtycke

Ifall behandlingen av personuppgifter baserar sig på den registrerades samtycke, har den registrerade rätt att återkalla samtycket när som helst. Återkallandet av samtycket påverkar inte lagligheten av behandling som grundar sig på samtycke, innan detta återkallas.

Gäller inte detta register.

15 Rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten

Den registrerade har rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten om den registrerade anser att behandlingen av hans eller hennes personuppgifter bryter mot tillämplig dataskyddsreglering.

Den nationella tillsynsmyndigheten i Finland är Dataskyddsombudsmannens byrå, kontaktuppgifter:

Dataskyddsombudsmannens byrå

Besöksadress: Bangårsvågen 9, 6:e våningen

00520 Helsingfors

Postadress: PB 800

00521 Helsingfors

Telefon (växel): + 358 29 56 66700

Fax: + 358 9 56 66735

E-post: tietosuoja(at)om.fi

16 Är uppgivandet av personuppgifter baserat på rättslig förpliktelse, baserat på avtal eller en förutsättning för att ingå avtal samt måste den registrerade uppge personuppgifter och konsekvenserna av att underlåta att uppge personuppgifter (information om varifrån man har fått personuppgifterna)

Behandlingen av personuppgifter i Metropolias personuppgiftsregister i förhållande till huruvida uppgivandet av uppgifter är baserat på rättslig förpliktelse, baserat på avtal eller en förutsättning för att ingå avtal samt om den registrerade måste uppge personuppgifter och konsekvenserna av att underlåta att uppge personuppgifter. För varje register har det också klargjorts varifrån man har fått personuppgifterna.

Deltagandet i forskningen är fullständigt frivilligt. De som deltar i YH-urvalsprovet kan neka till att delta i forskningen eller avbryta sitt deltagande när som helst utan den registrerade (den som undersöks) behöver ange någon orsak.

Forskningen genomförs som registerforskning. Begäran om information från Antagningsregistret riktas till Utbildningsstyrelsen, som fattar beslut om överlåtande av uppgifterna. På Utbildningsstyrelsens blankett för begäran om information beskrivs registerforskningens synvinklar gällande forskningsetik och dataskydd. Dessutom samlar man på blanketten för begäran om information in forskningsgruppens underteckningar för ett avtal om sekretess.

Deltagandet i forskningen medför inga nackdelar för den registrerade (den som undersöks). De registrerades (undersöktas) identitet skyddas.

17 Automatiskt beslutsfattande och profilering

Personuppgifterna i personregistret för forskningsmaterialet används inte för automatiskt beslutsfattande eller profilering.