Tietosuoja ja GDPR – Ammattikorkeakouluun.fi

Tietosuojaseloste: Korkeakoulujen opiskelijavalintoihin liittyvän Vallu-valintakoepalvelun henkilörekisteri

Ammattikorkeakouluun.fi -verkkosivun palauterekisterin tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.

Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).

28.5.2021

1 Rekisterin nimi

Ammattikorkeakouluun.fi -verkkosivuston palauterekisteri

2 Rekisterinpitäjä

Nimi:
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy

Yhteystiedot:
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 9 7424 5000

Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö:
Nimi: Tapio Rimpioja
Tehtävä: Opintoasiainpäällikkö, Opintoasiainpalvelut

Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö:
Nimi: Krista Vihantomaa
Tehtävä: Suunnittelija, Opintoasiainpalvelut
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: krista.vihantomaa(at)metropolia.fi

Rekisterin yhteyshenkilön yhteystiedot:
Nimi: Krista Vihantomaa
Tehtävä: Suunnittelija, Opintoasiainpalvelut
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: krista.vihantomaa(at)metropolia.fi

3 Tietosuojavastaava

Tietosuojavastaava:
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy
Sähköposti: tietosuojavastaava(at)metropolia.fi

4 Henkilötietojen käsittelyntarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Ammattikorkeakouluun.fi -verkkosivuston palauterekisterissä käsiteltävien henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on palautteen antajien kanssa tapahtuva viestintä.

Ammattikorkeakouluun.fi -verkkosivuston saavutettavuudesta, ns. EU:n saavutettavuusdirektiivin (2016/2102) mukaisesti, voi antaa palautetta. Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi 2016/2102 julkisen sektorin elinten verkkopalveluiden ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta hyväksyttiin 26.10.2016 ja tuli voimaan 22.12.2016. Direktiivi edellyttää, EU:n jäsenmaiden julkisen sektorin organisaatioiden verkkopalvelut ja mobiilisovellukset tulee tehdä saavutettaviksi kaikille riippumatta verkkopalveluita käyttävien henkilöiden mahdollisista fyysisistä rajoitteista ja vammoista. Palautteen antaminen Ammattikorkeakouluun.fi -verkkosivustolla on mahdollista myös muista verkkosivuston ominaisuuksista, toimivuudesta tai ammattikorkeakouluun hakemiseen liittyvistä asioista.

Ammattikorkeakouluun.fi -verkkosivustosta palautetta antaneeseen henkilöön voidaan olla yhteydessä (nimi ja sähköpostiosoite), mikäli hän toivoo häneen oltavan yhteydessä antamansa palautteen perusteella.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:

Ammattikorkeakouluun.fi -verkkosivuston palauterekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteiseen velvollisuuteen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi 2016/2102 julkisen sektorin elinten verkkopalveluiden ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta). Lisäksi henkilötietojen käsittely perustuu yleiseen etuun.

5 Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut

Ammattikorkeakouluun.fi palauterekisterin henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ei ole ”oikeutettu etu”. Siksi tämä kohta ei sovellu.

6 Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Ammattikorkeakouluun.fi -verkkosivuston palauterekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja henkilötietoryhmittäin:

Palautteen antajan perushenkilötiedot: Etunimi; Sukunimi; Sähköpostiosoite
Palautetiedot: Annettu vapaamuotoinen palaute verkkosivustolla

7 Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään. Ammattikorkeakouluun.fi -verkkosivuston palauterekisteri on vapaaehtoiseen liittymiseen perustuva henkilörekisteri.

Rekisteröityminen Ammattikorkeakouluun.fi -sivuston palauterekisteriin on järjestetty siten, että rekisteröity hyväksyy sen, että ryhtyessään itse syöttämään tietoja Ammattikorkeakouluun.fi -verkkosivuston palautteenantolomakkeella, ymmärtää hän tässä yhteydessä tulevansa osaksi toimenpiteitä, jotka koskevat viestintää palautteen antajalle.

Tiedot saadaan palautteen annon yhteydessä.

8 Henkilötietojen käsittelyssä käytettävät tietojärjestelmät

Microsoft Dynamics CRM (O365) -järjestelmä on käytössä palauterekisterissä siten, että palautteenantajan tiedot tallennetaan Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy:n CRM-järjestelmään. Tällä tavoin palautteenantajille suunnattavia vastauksia ja tähän liittyvää mahdollista jatkoviestintää voidaan hallinnoida. Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy:n CRM-järjestelmästä löytyy oma alakategoriansa ”Ammattikorkeakouluun.fi -verkkosivuston palautteenantajat”.

9 Tietojenvastaanottajat tai vastaanottajaryhmät sekä säännönmukaiset luovutukset

EU:n tietosuoja-asetuksen 4.9 artiklaa laajasti tulkiten seuraavaksi on lueteltu ne henkilötietojen käsittelijät/vastaanottajat, joille rekisterinpitäjä ”siirtää” tai ”luovuttaa käsiteltäviksi” (esim. teknisen käyttöliittymän avulla huoltotehtävien suorittamistilanteessa) henkilötietojaan.

Koska Ammattikorkeakouluun.fi -verkkosivuston palauterekisteriin liittyviä kontakteja ylläpidetään Metropolialla käytössä olevassa Microsoft Dynamics CRM (O365) -järjestelmässä, on tämän järjestelmän toimittaja (yritys sen takana) tulkittavissa henkilötietojen vastaanottajiksi ja säännönmukaisen luovutuksen saajaksi Ammattikorkeakouluun.fi -verkkosivuston palauterekisterin taholta.

Ammattikorkeakouluun.fi -verkkosivuston palauterekisterin osalta henkilötietojen käsittelysopimus GDPR:n artiklan 28 mukaisesti on laadittu keskitetysti Metropolian tietohallinnon toimesta seuraavan yhteistyökumppanin kanssa:

Microsoft Corporation ja Microsoft Dynamics CRM (O365) -järjestelmä

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy:n ja Microsoft Corporationin välillä voimassa oleva henkilötietojen käsittelysopimus pohjautuu Microsoftin pilvipalveluiden yleiseen sopimukseen, koska Microsoft Dynamics CRM (O365) on otettu Metropoliassa käyttöön osana Microsoftin pilvikokonaisuutta.

10 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin

Ammattikorkeakouluun.fi -verkkosivuston palauterekisterin sisältämiä tietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.

Henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle työskentelyn tai opintojen suorittamisen kannalta välttämättömien IT-palveluiden toteuttamiseksi, tapauskohtaiseen harkintaan perustuen. Kohdevaltio, jonne henkilötietoja siirretään, on Yhdysvallat. On myös mahdollista, että esim. globaalien ICT-palveluntarjoajien paljon käyttämän Helpdesk-toiminnon / ICT-käyttäjätuen toteutusvaltiona toimiva Intia on henkilötietojen siirtojen kohdevaltio.

Metropolia Ammattikorkeakoulun henkilörekisteristä Yhdysvaltoihin ja/tai muualle EU-/ETA-alueen ulkopuolelle suuntautuva kansainvälinen henkilötietosiirto turvataan ensisijaisesti EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR:n) luvussa V esitetyllä 46 artiklan mukaisella suojatoimella eli ns. vakiosopimuslausekkein. SCC (Standard Contractual Clauses) -lausekkeet liitetään osaksi ICT-palveluntarjoajan kanssa laadittavaa henkilötietojen käsittelysopimusta.

Vain välttämättömät tiedot siirretään ja siirto tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa. Siirron turvallisuudesta ja tietosuojasta sovitaan aina erikseen.

11 Henkilötietojen säilyttämisaika

Kaikki Ammattikorkeakouluun.fi -verkkosivuston palauterekisterin yhteydessä kerätyt ja käsiteltävät henkilötiedot säilytetään rekisterissä asiakkuussuhteen ajan, jonka jälkeen rekisteröidyn tiedot poistetaan.

12 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.

A. Oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö voidaan tehdä toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Oma-Intranet-portaalista löytyvä huolellisesti täytetty, tulostettu ja henkilökohtaisesti allekirjoitettu ns. tarkastusoikeuden käyttöpyyntölomake johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä virallisella henkilöllisyystodistuksella.

Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:

Metropolian Myllypuron kampus
Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian Arabian kampus
Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki

Metropolian Myyrmäen kampus
Leiritie 1, 01600 Vantaa

Ohessa käyntiosoite Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön:

Metropolian Myllypuron kampus (C- ja D-rakennus, 5.krs.)
Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tietosuojavastaava(at)metropolia.fi).

Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.

B. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjänä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:

rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

C. Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:

henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Soveltuu osittain. Yleisen tietosuoja-asetuksen 20 artiklalla on otettu käyttöön uusi rekisteröidyn oikeus: oikeus omien tietojen itselleen saamiseen ”jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa” sekä edelleen oikeus tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen. Oikeuden tarkoituksena on lisätä rekisteröityjen vaikutusmahdollisuuksia omien henkilötietojensa suhteen, koska se helpottaa henkilötietojen siirtämistä tai kopioimista tietojärjestelmäympäristöstä toiseen (omiin järjestelmiin, mahdollisuus tallentaa omat tiedot itselleen omaa henkilökohtaista käyttöä varten tai ryhtyä tallentamaan omat tiedot luotettavien kolmansien osapuolten hallinnoimiin järjestelmiin). Oikeus tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen täydentää tässä suhteessa oikeutta saada pääsy omiin tietoihin.

Yleisen tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukainen oikeus tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen tarkoittaa myös rekisteröidyn oikeutta saada itseään koskevat rekisterinpitäjän käsittelemät henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa siten, että rekisteröity voi helposti siirtää kyseiset tiedot järjestelmästä toiseen toiselle rekisterinpitäjälle. Tiedot voidaan siirtää rekisteröidyn pyynnöstä suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista (20 artiklan 2 kohta). Rekisterinpitäjiä kannustetaan kehittämään yhteentoimivia muotoja, jotka mahdollistavat tietojen järjestelmästä toiseen siirtämisen, luomatta kuitenkaan rekisterinpitäjille velvoitetta hyväksyä tai ylläpitää tietojenkäsittelyjärjestelmiä, jotka ovat teknisesti yhteensopivia.

Huomioitavaa yleisen tietosuoja-asetuksen 20 artiklassa on se, että vain sellaiset henkilötietojen käsittelytoimet kuuluvat tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen koskevan oikeuden soveltamisalaan, jos ne perustuvat:

- rekisteröidyn suostumukseen (6 artiklan 1 kohdan a alakohdan nojalla tai 9 artiklan 2 kohdan a alakohdan nojalla, jos on kyse erityisistä henkilötietoryhmistä)
- tai sopimukseen, jossa rekisteröity on osapuolena (6 artiklan 1 kohdan b alakohdan nojalla).

Eli yleisen tietosuoja-asetuksen 20 artikla tulee ottaa huomioon, jos henkilötietojen käsittelyn oikeusperustana on joko rekisteröidyn antama suostumus tai tarpeellisuus sopimuksen täytäntöön panemiseksi. Oikeus koskee vain rekisteröidyn itsensä rekisterinpitäjälle toimittamia henkilötietoja.

Yleisen tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukainen pyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisteristerinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

13 Rekisteröidyn vastustamisoikeus

EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

14 Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen tätä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Metropoliassa kerättävien henkilötietojen käsittelyyn liittyvä suostumuksen peruuttaminen (peruuttamispyyntö) voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta (tai henkilökunnan edustajan tapauksessa henkilöstöhallinnon yksikköön), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

15 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4
00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800
00531 Helsinki

Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 29 566 6768
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

16 Rekisterin suojauksen periaatteet

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä Metropoliassa pyritään suojaamaan:

Rekisterinpitäjän(Metropolian) ja järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.
Rekisterinpitäjän(Metropolian) työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.
Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät, jotka toimivat Metropolia-rekisterinpitäjän lukuun) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.
Rekisterinpitäjän (Metropolian) henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.
Rekisterinpitäjä(Metropolia) on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.
Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.
Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.
Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.
Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

17 Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset (tiedot siitä, mistä henkilötiedot on saatu)

Metropolian henkilötietorekisterin sisältämien henkilötietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.

Henkilötiedot on saatu rekisteröidyltä itseltään. Ammattikorkeakouluun.fi -verkkosivuston palauterekisteri on vapaaehtoiseen liittymiseen perustuva henkilörekisteri. Kenenkään ei tarvitse antaa palautetta vieraillessaan Ammattikorkeakouluun.fi -verkkosivustolla.

Rekisteröityminen Ammattikorkeakouluun.fi -sivuston palauterekisteriin on järjestetty siten, että rekisteröity hyväksyy sen, että ryhtyessään itse syöttämään tietoja Ammattikorkeakouluun.fi -verkkosivuston palautteenantolomakkeella, ymmärtää hän tässä yhteydessä tulevansa osaksi toimenpiteitä, jotka koskevat viestintää palautteen antajalle.

Tiedot saadaan palautteen annon yhteydessä.

18 Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Ammattikorkeakouluun.fi -verkkosivuston palauterekisterin sisältämiä henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.

AMK-valintakokeen tutkimusrekisteri

TIETOSUOJASELOSTE

Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen (GDPR:n artiklat 12-14), GDPR:n artiklan 30 mukaiseen rekisterinpitäjän velvoitteeseen ylläpitää selostetta vastuullaan olevista käsittelytoimista sekä GDPR:ää täydentävän kansallisen tietosuojalain (1050/2018) velvoitteisiin.

Tämä tietosuojaseloste on lisäksi pyritty laatimaan saavutettavaksi EU:n ns. saavutettavuusdirektiivin ja sitä täydentävän kansallisen digipalvelulain vaatimuksiin pohjautuen (Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi (2016/2102) julkisen sektorin elinten verkkosivustojen ja mobiilisovellusten saavutettavuudesta (2016/2102); Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta (306/2019)).

1 Rekisterin nimi

AMK-valintakokeen tutkimusrekisteri

2 Rekisterinpitäjä

Nimi: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy

Yhteystiedot:

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)

Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia

Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Puhelin (vaihde): + 358 9 7424 5000

Rekisterinpitäjän vastuuhenkilö:

Nimi: Riitta Konkola

Tehtävä: Rehtori-Toimitusjohtaja

Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö:

Rekisterin sisällöstä vastaa tutkimuksen suorittajana toimiva erikseen nimetty tutkimusryhmä. Henkilötietoja käsittelevät vain sellaiset henkilöt, joilla asemansa puolesta on siihen oikeus ja heitä sitoo asianmukainen lakisääteinen salassapitovelvollisuus.

Rekisterin yhteyshenkilön yhteystiedot:

Nimi: Tiina Karihtala

Tehtävä: tutkimus- ja kehityspäällikkö, AMK-opiskelijavalinnat-konsortio, lehtori, Metropolia Ammattikorkeakoulu

Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA

Sähköposti: tiina.karihtala@metropolia.fi

3 Tietosuojavastaava

Tietosuojavastaava:
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy
Sähköposti: tietosuojavastaava(at)metropolia.fi

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

AMK-valintakokeen tutkimusrekisteri on Metropolia Ammattikorkeakoulun ylläpitämä henkilörekisteri AMK-opiskelijavalintojen sisäisen tutkimus- ja kehittämistoiminnan tarpeisiin. AMK-valintakoe on ammattikorkeakoulujen yhteinen digitaalinen valintakoe. AMK-valintakoe koostuu kaikille hakijoille yhteisistä osioista (esim. päätöksentekotaidot) sekä alakohtaisista osioista (esim. eettiset taidot).

AMK-opiskelijavalintojen tutkimus- ja kehittämistoiminnan tavoitteena on AMK-valintakokeen toimivuuden ja luotettavuuden arvioiminen sekä AMK-valintakokeen jatkuva kehittäminen. AMK-valintakokeen tutkimusrekisterin sisältämiä henkilötietoja käsitellään tutkimuksen toteuttamista varten. Tutkimuksen suorittajana toimii tutkimuksesta vastaava erikseen nimetty tutkimusryhmä. Tutkimustuloksia käytetään AMK-opiskelijavalintojen ja AMK-valintakokeen edelleen kehittämiseen. Tutkimuksen tavoitteena on edistää luotettavaa, objektiivista ja tasa-arvoista opiskelijavalintaa.

Tutkimusrekisterin käyttö perustuu asianmukaiseen tutkimussuunnitelmaan ja tutkimusrekisterin sisältämiä henkilötietoja käytetään vain tieteellistä tutkimusta varten. Tutkimukselle haetaan tutkimuseettiseltä toimikunnalta tutkimuksen eettinen ennakkoarviointi.

AMK-valintakokeeseen osallistuneita ammattikorkeakouluhakijoita informoidaan tutkimuksesta tutkimustiedotteella ennen valintakoetta ammattikorkeakouluun.fi-sivustolla sekä koejärjestelmässä ennen valintakokeen alkua. Tutkimustiedotteessa kuvataan ko. tutkimuksen tarkoitus, tavoite ja tutkimuseettiset näkökulmat.

Tutkimus toteutetaan siten, että rekisteröityjen (tutkittavien) taustatiedot ja valintakoevastaukset tallennetaan sähköisesti ja analysoidaan tilastollisesti. Osallistuminen tutkimukseen on täysin vapaaehtoista ja perustuu tutkittavan itse valintakokeen yhteydessä antamaan, vapaaehtoiseen suostumukseen. AMK-valintakokeeseen osallistujat voivat kieltäytyä osallistumasta tutkimukseen tai keskeyttää osallistumisen missä vaiheessa tahansa ilman, että rekisteröidyn (tutkittavan) tarvitsee kertoa syytä tähän. Osallistujia pyydetään huomioimaan se, että valintakoetuloksia ei voida poistaa tutkimusaineistosta suorien tunnistetietojen poistamisen jälkeen. Tutkimukseen osallistuminen tai siitä kieltäytyminen ei vaikuta AMK-opiskelijavalintakoetulokseen.

Tutkimusrekisteri hävitetään tai sen tiedot muutetaan sellaiseen muotoon, ettei tiedon kohde ole niistä tunnistettavissa, kun henkilötiedot eivät enää ole tarpeen tutkimuksen suorittamiseksi tai sen tulosten asianmukaisuuden varmistamiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:

AMK-valintakokeen tutkimusrekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyltä saatuun suostumukseen.

5 Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut

AMK-valintakokeen tutkimusrekisterin henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ei ole ”oikeutettu etu”. Siksi tämä kohta ei sovellu.

6 Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Metropolia Ammattikorkeakoulun AMK-valintakokeen tutkimusrekisterin rekisteröityjä ovat AMK-valintakokeeseen osallistuvat ammattikorkeakouluhakijat. Metropolia Ammattikorkeakoulun AMK-valintakokeen tutkimusrekisteriin tallennetaan seuraavia henkilötietoja:

Suostumuksen anto

Hakijalta pyydetään tietoon perustuva suostumus AMK-valintakokeen koejärjestelmässä.

AMK-valintakokeeseen liittyvät hakijan taustatiedot

Taustatiedot Opintopolusta:

Perustiedot hakijasta (tutkittavasta): etunimet, kutsumanimi, sukunimi, oppijanumero, henkilötunnus, sukupuoli, aikaisempi koulutus
Hakukohde
Tieto valintakokeen suorituspaikasta ja ajankohdasta

Metropolia Ammattikorkeakoulu hakee Opetushallituksen teknisesti ylläpitämästä Opintopolkupalvelusta teknisen rajapinnan avulla koejärjestelmässä käsiteltävät henkilötiedot.

Taustatiedot koejärjestelmästä:

Opintopolusta saatavien taustatietojen lisäksi, hakijalta kysytään koejärjestelmässä taustatietoja. Kysyttävät taustatiedot on kuvattu tarkemmin kyseisen tutkimuksen tutkimustiedotteessa hakijalle. Kerättävät taustatiedot eivät sisällä arkaluontoisia henkilötietoja.

Hakijan koevastaukset

Valintakokeessa annetut koevastaukset

Hakijan valintakokeessa saamat pisteet

Hakijan saamat pisteet valintakokeessa

7 Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot on saatu Opetushallituksen ylläpitämästä Opintopolkupalvelusta ja rekisteröidyltä itseltään (kts. kohta 6). Valintakokeessa annetut koevastaukset saadaan rekisteröidyltä itseltään koetilanteessa. Metropolia Ammattikorkeakoulu tallentaa hakijan valintakokeessa saamat pisteet.

8 Henkilötietojen käsittelyssä käytettävät tietojärjestelmät

AMK-valintakokeen tutkimusrekisteri säilytetään Metropolia Ammattikorkeakoulun palvelimella olevalla asemalla, johon vain tutkimukseen osallistuvilla henkilöillä on pääsy. Henkilötietoja käsittelevät vain sellaiset henkilöt, joilla asemansa puolesta on siihen oikeus ja heitä sitoo asianmukainen lakisääteinen salassapitovelvollisuus.

Tutkimusaineiston analysointivaiheessa ei käsitellä henkilötietoja, mikäli ne eivät enää ole tarpeen tutkimuksen suorittamiseksi tai sen tulosten asianmukaisuuden varmistamiseksi. Aineiston analysointivaiheessa ei koskaan käytetä suoria tunnistetietoja (tutkittavan nimi, henkilötunnus) sisältävää aineistoa. Ammattikorkeakouluhakijoita (tutkittavia) informoidaan tutkimustiedotteessa siitä, käytetäänkö analysointivaiheessa anonymisoitua (ei sisällä tunnistetietoja) vai pseudonymisoitua (ei sisällä suoria tunnistetietoja) aineistoa. Pseudonymisoitua aineistoa käytetään, mikäli tutkimusaineistosta tullaan jatkossa tekemään seurantatutkimusta. Aineiston analysointivaiheessa anonymisoitu/pseudonymisoitu aineisto voidaan säilyttää myös Turun yliopiston palvelimella toimivassa Seafile-tallennusalustatyövälineen erillisessä, tutkimusta varten otetussa kansiossa (tutkimuksen keston ajan), mikäli se on tarpeellista. Osa tutkimuksen suorittajista työskentelee Turun yliopistossa. Seafile-tallennusalustatyöväline on avoimeen lähdekoodiin perustuva ja sillä ei ole ulkopuolista palveluntarjoajaa/järjestelmätoimittajaa.

9 Tietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät sekä säännönmukaiset luovutukset

Metropolian AMK-valintakokeen tutkimusrekisteriin sisältämiin tietoihin Metropolia Ammattikorkeakoulun palvelimella olevalle asemalle annetaan tarpeen vaatiessa pääsy ns. admin-tunnusten avulla, esim. teknisen vian korjaustilanteessa järjestelmätoimittajalle/mittalaitteen huoltajalle.

10 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin

Metropolia Ammattikorkeakoulun AMK-valintakokeen tutkimusrekisterin sisältämiä henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.

11 Henkilötietojen säilyttämisaika

Metropolia Ammattikorkeakoulun AMK-valintakokeen tutkimusrekisteriin kerätyt ja rekisterin piirissä käsiteltävät henkilötiedot säilytetään rekisterissä tutkimuksen keston ajan. Säilytysaika perustuu tutkimussuunnitelmaan ja tarkemmasta säilytysajasta (vuosi) ammattikorkeakouluhakijoita informoidaan tutkimustiedotteella. Tutkimusrekisterin säilytysaika ei koskaan ole yli 10 vuotta. Tutkimuksesta ei näin ollen synny pysyvää henkilörekisteriä.

12 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön on tietosuoja-asetuksen mukaisesti rekisterinpitäjän annettava vastaus kuukauden kuluttua pyynnön vastaanottamisesta.

A. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on tallennettu. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta ja/tai Metropolian intranetistä löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun rekisteröidyn tietopyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Rekisteröidyn ollessa henkilökunnan edustaja, voi hän toimittaa pyyntölomakkeen Metropolian henkilöstöhallinnon yksikölle. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian työntekijälle).

Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:

Metropolian Myllypuron kampus

Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian Arabian kampus

Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki

Metropolian Myyrmäen kampus

Leiritie 1, 01600 Vantaa

Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tietosuojavastaava(at)metropolia.fi).

Rekisteröidyn tietopyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.

B. Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:

rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

C. Oikeus tietojen poistamiseen Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:

henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla.

D. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Soveltuu osittain. Yleisen tietosuoja-asetuksen 20 artiklalla on otettu käyttöön uusi rekisteröidyn oikeus: oikeus omien tietojen itselleen saamiseen ”jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa” sekä edelleen oikeus tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen. Oikeuden tarkoituksena on lisätä rekisteröityjen vaikutusmahdollisuuksia omien henkilötietojensa suhteen, koska se helpottaa henkilötietojen siirtämistä tai kopioimista tietojärjestelmäympäristöstä toiseen (omiin järjestelmiin, mahdollisuus tallentaa omat tiedot itselleen omaa henkilökohtaista käyttöä varten tai ryhtyä tallentamaan omat tiedot luotettavien kolmansien osapuolten hallinnoimiin järjestelmiin). Oikeus tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen täydentää tässä suhteessa oikeutta saada pääsy omiin tietoihin.

Yleisen tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukainen oikeus tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen tarkoittaa myös rekisteröidyn oikeutta saada itseään koskevat rekisterinpitäjän käsittelemät henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa siten, että rekisteröity voi helposti siirtää kyseiset tiedot järjestelmästä toiseen toiselle rekisterinpitäjälle. Tiedot voidaan siirtää rekisteröidyn pyynnöstä suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista (20 artiklan 2 kohta). Rekisterinpitäjiä kannustetaan kehittämään yhteentoimivia muotoja, jotka mahdollistavat tietojen järjestelmästä toiseen siirtämisen, luomatta kuitenkaan rekisterinpitäjille velvoitetta hyväksyä tai ylläpitää tietojenkäsittelyjärjestelmiä, jotka ovat teknisesti yhteensopivia.

Huomioitavaa yleisen tietosuoja-asetuksen 20 artiklassa on se, että vain sellaiset henkilötietojen käsittelytoimet kuuluvat tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen koskevan oikeuden soveltamisalaan, jos ne perustuvat:

- rekisteröidyn suostumukseen (6 artiklan 1 kohdan a alakohdan nojalla tai 9 artiklan 2 kohdan a alakohdan nojalla, jos on kyse erityisistä henkilötietoryhmistä)

- tai sopimukseen, jossa rekisteröity on osapuolena (6 artiklan 1 kohdan b alakohdan nojalla).

Eli yleisen tietosuoja-asetuksen 20 artikla tulee ottaa huomioon, jos henkilötietojen käsittelyn oikeusperustana on joko rekisteröidyn antama suostumus tai tarpeellisuus sopimuksen täytäntöön panemiseksi. Oikeus koskee vain rekisteröidyn itsensä rekisterinpitäjälle toimittamia henkilötietoja.

Yleisen tietosuoja-asetuksen 20 artiklan mukainen pyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta tai Metropolian henkilöstöhallinnon yksikköön (vain työntekijät), jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

E. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisteristerinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

13 Rekisteröidyn vastustamisoikeus

14 Oikeus peruuttaa suostumus

15 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700

Kirjaamo: + 358 29 566 6768

Sähköposti: tietosuoja@om.fi

16 Rekisterin suojauksen periaatteet

Yleinen kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista, joilla rekisteröityjen henkilötietoja ja rekistereitä Metropoliassa pyritään suojaamaan:

Rekisterinpitäjän (Metropolian) ja järjestelmätoimittajien kanssa on sovittu rekisterin suojauksesta. Tarpeen vaatiessa vastuut on asianmukaisissa sopimuksissa riittävällä tarkkuudella kuvattu.

Rekisterinpitäjän (Metropolian) työntekijät ja muut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan vaitiolovelvollisuutta ja pitämään salassa henkilötietojen käsittelyn yhteydessä saamansa tiedot.

Järjestelmätoimittajat (henkilötietojen käsittelijät, jotka toimivat Metropolia-rekisterinpitäjän lukuun) hoitavat rekisterin ja siihen liittyvien tietojen säilytyksen hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti ja noudattavat ehdotonta vaitiolo- ja salassapitovelvollisuutta.

Rekisterinpitäjän (Metropolian) henkilörekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti.

Rekisterinpitäjä (Metropolia) on rajannut käyttöoikeudet ja -valtuudet tietojärjestelmiin, työvälineisiin ja muihin tallennusalustoihin siten, että tietoja pääsevät tarkastelemaan ja käsittelemään ainoastaan työtehtäviensä tai muun toimenkuvansa vuoksi niiden käsittelyn kannalta tarpeelliset henkilöt.

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä ja/tai muun toimenkuvansa puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja. Työntekijät saavat tehtäviin nähden asianmukaisen koulutuksen.

Jokainen työvälineen/järjestelmän käyttäjä tunnistautuu järjestelmään henkilökohtaisilla tunnuksillaan, jotka annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten käyttöoikeus on hänelle Metropoliassa myönnetty.

Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat suojattu loogisesti ja fyysisesti.

Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

17 Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset (tiedot siitä, mistä henkilötiedot on saatu)

Metropolian AMK-valintakokeen tutkimusrekisteri on vapaaehtoiseen liittymiseen perustuva henkilörekisteri AMK-opiskelijavalintojen sisäisen tutkimus- ja kehittämistoiminnan tarpeisiin.

Metropolian AMK-valintakokeen tutkimusrekisteriin ei kenenkään ole pakko ryhtyä.

Tutkimusrekisteriin tallentuvat henkilötiedot on saatu Opetushallituksen ylläpitämästä Opintopolkupalvelusta ja rekisteröidyltä itseltään (kts. kohta 6). Valintakokeessa annetut koevastaukset saadaan rekisteröidyltä itseltään koetilanteessa. Metropolia Ammattikorkeakoulu tallentaa hakijan valintakokeessa saamat pisteet.

Osallistuminen tutkimukseen on täysin vapaaehtoista. AMK-valintakokeen osallistujat voivat kieltäytyä osallistumasta tutkimukseen tai keskeyttää osallistumisen missä vaiheessa tahansa ilman, että rekisteröidyn (tutkittavan) tarvitsee kertoa syytä tähän. Tutkimus toteutetaan siten, että rekisteröityjen (tutkittavien) taustatiedot ja valintakoevastaukset tallennetaan sähköisesti ja analysoidaan tilastollisesti. Luvan tähän rekisteröity (tutkittava) antaa vastaamalla myönteisesti hänelle valintakokeessa esitettyyn kysymykseen Tutkimukseen osallistumisesta ei ole rekisteröidylle (tutkittavalle) haittaa. Valintakokeeseen osallistuvien rekisteröityjen (tutkittavien) henkilöllisyys suojataan. Tutkimukseen osallistuminen tai siitä kieltäytyminen ei vaikuta valintakoetulokseen.

18 Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

AMK-valintakokeen tutkimusrekisterin sisältämiä henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.

Kevään 2020 todistusvalinnan tutkimusaineiston henkilörekisteri

TIETOSUOJASELOSTE

Tietosuojaseloste perustuu EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679, General Data Protection Regulation, ”GDPR”) rekisteröityjen informointivelvoitteeseen sekä kansalliseen tietosuojalakiin (1050/2018), joka on astunut Suomessa voimaan 1.1.2019.

30.3.2020

1 Rekisterin nimi

Kevään 2020 todistusvalinnan tutkimusaineiston henkilörekisteri

2 Tutkimusrekisterinpitäjä

Nimi: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy

Yhteystiedot:

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (y-tunnus: 2094551-1)
Postiosoite: PL 4000, 00079 Metropolia
Vierailuosoite: Myllypurontie 1, 00920 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 9 7424 5000

Tutkimuksen vastuullinen johtaja:

Nimi: Jonna Vierula
Tehtävä: TtT, tutkimus- ja kehityspäällikkö, tutkimusryhmän puheenjohtaja, AMK-opiskelijavalinnat-konsortio, yliopettaja, Laurea ammattikorkeakoulu

Tutkimuksen suorittajat/ Tutkimusryhmä:

Tutkimuksen suorittajana toimii tutkimuksen vastuullisen johtajan lisäksi erikseen nimetty tutkimusryhmä.

Rekisterin sisällöstä vastaava henkilö:

Nimi: Tiina Karihtala
Tehtävä: tutkimus- ja kehityspäällikkö, AMK-opiskelijavalinnat-konsortio, lehtori, Metropolia Ammattikorkeakoulu
Osoite: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PL 4000, 00079 METROPOLIA
Sähköposti: tiina.karihtala(at)metropolia.fi

3 Tietosuojavastaava

Tietosuojavastaava:

Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy
Sähköposti: tietosuojavastaava(at)metropolia.fi

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

Tutkimuskohteena ovat hakijat (n≈80 000), jotka ovat hakeneet kevään 2020 toisessa yhteishaussa suomen- ja ruotsinkielisiin tutkintoon johtaviin todistusvalintaa käyttäviin ammattikorkeakoulutuksiin.

Kevään 2020 todistusvalinnan tutkimusaineiston henkilörekisterissä käsiteltävien henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on analysoida yo-tutkinnon ja ammatillisen perustutkinnon todistusvalinnan pisteytysmallien toimivuutta, hakijoiden todistusvalintamenestystä ja menestykseen yhteydessä olevia tekijöitä. Lisäksi myöhemmin toteutetaan seurantatutkimus todistusvalintojen pisteytysmallien ennustekyvyn arvioimiseksi.

Tutkimus toteutetaan osana AMK-opiskelijavalinnat hanketta. Tutkimuksen vastuullinen johtaja toimii tutkimusryhmän puheenjohtajana.

Tutkimus toteutetaan rekisteritutkimuksena, ja tutkimusaineisto kerätään Opiskelijavalintarekisteriin (Opetushallituksen hallinnoima) tallentuvista ammattikorkeakoulutukseen hakevien tiedoista. Aineiston analysointi ja tieteellisten artikkeleiden kirjoittaminen vuoden 2022 loppuun mennessä. Seurantatutkimuksen aineiston keruu tapahtuvat vuosien 2021-2024 aikana. Aineiston analyysi ja raportointi tapahtuvat vuoden 2027 loppuun mennessä.

Tutkimuksen kokonaiskesto sijoittuu ajalle 01.08.2020 - 31.12.2027. Tutkimus koostuu sekä kertatutkimuksesta että seurantatutkimuksesta.

Tutkimushenkilörekisterin käyttö perustuu asianmukaiseen tutkimussuunnitelmaan ja tutkimushenkilörekisteriä käytetään vain tieteellistä tutkimusta varten.

Tutkimukselle haetaan Satakorkean tutkimuseettiseltä toimikunnalta tutkimuksen eettinen ennakkoarviointi.

Tutkimus toteutetaan siten, että Opetushallitukselle esitetään tietopyyntö rekisteröityjen (tutkittavien) Opiskelijavalintarekisteriin tallentuneista tiedoista. Opetushallituksen tietopyyntölomakkeeseen kuvataan rekisteritutkimuksen tutkimuseettiset ja tietosuojaan liittyvät näkökulmat. Lisäksi, tietopyyntölomakkeelle kerätään tutkimusryhmän allekirjoitukset salassapitosopimukseen.

Henkilörekisteri hävitetään tai sen tiedot muutetaan sellaiseen muotoon, ettei tiedon kohde ole niistä tunnistettavissa, kun henkilötiedot eivät enää ole tarpeen tutkimuksen suorittamiseksi tai sen tulosten asianmukaisuuden varmistamiseksi.

Ammattikorkeakouluun hakevan henkilön kannalta tarkasteltuna todistusvalintojen kehittäminen näkyy objektiivisesti arvioitavana ja tasa-arvoisena opiskelijavalintana.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste:

Tutkimusaineiston henkilörekisterissä käsiteltävien tietojen käsittely perustuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen: tieteellisen tutkimuksen toteuttamiseen.

5 Rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutetut edut

Tutkimusaineiston henkilörekisterin henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ei ole ”oikeutettu etu”. Siksi tämä kohta ei sovellu.

6 Rekisterin henkilötietoryhmät

Rekisterin tietosisältö koostuu kevään 2020 toisessa yhteishaussa Opetushallituksen opiskelijavalintarekisteriin tallentuvista tiedoista. Tutkimusaineiston henkilörekisteriin tallennetaan lain 884/2017 (Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä) pykälässä 19 (Opiskelijavalintarekisterin tietosisältö) kuvatuista tiedoista seuraavat henkilötiedot henkilötietoryhmittäin:

1. hakijan nimi, oppijanumero ja henkilötunnus tai muu vastaava yksilöivä tunnistetieto, kansalaisuus, sukupuoli, äidinkieli, 2. hakijan aikaisempaa koulutusta ja suoritettuja tutkintoja koskevat tiedot, 3. koulutukseen hakemista ja valinnan perusteita koskevat tiedot kunkin hakijan osalta sekä 4. valinnan tulosta, opiskelupaikan vastaanottamista ja oppilaitokseen ilmoittautumista koskevat tiedot.

7 Henkilötietojen säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröityjen (tutkittavien) tiedot pyydetään Opetushallituksen ylläpitämästä opiskelijavalintarekisteristä.

8 Henkilötietojen käsittelyssä käytettävät tietojärjestelmät

Opetushallitus luovuttaa tiedot tutkimusryhmälle erillisellä ulkoisella salasanalla suojatulla kovalevyllä. Tutkimusaineiston henkilörekisteri säilytetään aineiston kokoamisvaiheessa Metropolia Ammattikorkeakoulun palvelimella olevalla asemalla, johon vain tutkimusryhmän jäsenillä on pääsy.

Tutkimusaineiston analysointivaiheessa suorat tutkittavan (rekisteröidyn) tunnistetiedot (tutkittavan nimi, oppijanumero, henkilötunnus) on poistettu (pseudonymisointi) ennen tutkimusaineiston analyysiä.

9 Tietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät sekä säännönmukaiset luovutukset

10 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainvälisiin järjestöihin.

Tutkimus tehdään kansallisena.

11 Henkilötietojen säilyttämisaika

Tutkimusrekisterin tietosisältö säilytetään tutkimuksen keston ajan vuoteen 2027 asti, minkä jälkeen tutkimusaineisto hävitetään pysyvästi. Tutkimuksesta ei näin ollen synny pysyvää henkilörekisteriä.

12 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. Rekisteröity voi tehdä tietopyynnön toimittamalla Metropolian julkisilta verkkosivuilta löytyvän huolellisesti täytetyn, tulostetun ja henkilökohtaisesti allekirjoitetun pyyntölomakkeen johonkin kolmesta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta. Pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä jollakin luotettavalla tavalla (esimerkiksi esittämällä virallisen henkilöllisyystodistuksen tai ajokorttinsa pyynnön vastaanottavalle Metropolian virkailijalle).

Ohessa käyntiosoitteet Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistoihin:

Metropolian Myllypuron kampus
Myllypurontie 1, 00920 Helsinki

Metropolian Arabian kampus
Hämeentie 135 D, 00560 Helsinki

Metropolian Myyrmäen kampus
Leiritie 1, 01600 Vantaa

Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta pyyntö ohjataan keskitetysti Metropolian tietosuojavastaavalle, (sähköposti: tietosuojavastaava(at)metropolia.fi).

Tarkastusoikeuspyyntöön vastauksen antaa Metropolian tietosuojavastaava. Tarpeen vaatiessa tietosuojavastaavalta voi tiedustella lisätietoja pyynnön käsittelyn etenemisestä tai vastauksen sisällöstä.

A. Oikeus tietojen oikaisemiseen ja käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjänä rajoittaa käsittelyä, jos kyseessä on yksi seuraavista:

rekisteröity kiistää henkilötietonsa paikkansapitävyyden (oikeus tietojen oikaisemiseen), jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden;
käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojensa poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisterin tietojen oikaisupyyntö tai käsittelyn rajoittamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta, jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

B. Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat henkilötiedot poistettua Metropolian rekisteristä ilman aiheetonta viivytystä edellyttäen, että jokin seuraavista täyttyy:

henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti; tai
henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai kansallisen lainsäädäntöön perustuvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Kyseinen Metropolian henkilötietorekisteriin kohdistuvan tietojen poistopyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta, jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

C. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Ei sovellu tähän rekisteriin.

D. Oikeus olla joutumatta henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen EU:n tietosuoja-asetuksen artiklassa 33 mainitun henkilötietojen tietoturvapoikkeaman kohteeksi, joka perustuu rekisteristerinpitäjän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen, tai rekisterinpitäjän käyttämän henkilötietojen käsittelijän tietosuoja- ja/tai tietoturva-asioiden laiminlyömiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tulla informoiduksi ilman tarpeetonta viivytystä, jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

13 Rekisteröidyn vastustamisoikeus

EU:n tietosuoja-asetuksen 21 artiklan mukaisesti rekisteröidyllä on oikeus vastustaa, henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu 6 artiklan 1 kohdan e alakohtaan (käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi), kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Kerättävien henkilötietojen käsittelyn vastustamispyyntö voidaan tehdä toimittamalla pyyntö johonkin kolmesta, edellä mainitusta Metropolian opiskelija- ja hakijapalveluiden toimistosta, jossa pyynnön esittämisen yhteydessä rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä.

14 Oikeus peruuttaa suostumus

15 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Kansallinen valvontaviranomainen on Suomessa Tietosuojavaltuutetun toimisto, yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs
00520 Helsinki
Postiosoite: PL 800
00521 Helsinki
Puhelin (vaihde): + 358 29 56 66700
Faksi: + 358 9 56 66735
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

16 Onko henkilötietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset (tiedot siitä, mistä henkilötiedot on saatu)

Metropolian henkilötietorekisterin sisältämien henkilötietojen käsittely suhteessa siihen, onko tietojen antaminen lakisääteinen, sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus sekä onko rekisteröidyn pakko toimittaa henkilötiedot ja tietojen antamatta jättämisen seuraukset. Rekisterikohtaisesti on myös selvitetty, mistä henkilötiedot on saatu.

Tutkimus toteutetaan rekisteritutkimuksena. Tietopyyntö Opiskelijavalintarekisteritietojen luovuttamisesta osoitetaan Opetushallitukselle, joka tekee päätöksen tietojen antamisesta. Opetushallituksen tietopyyntölomakkeeseen kuvataan rekisteritutkimuksen tutkimuseettiset ja tietosuojaan liittyvät näkökulmat. Lisäksi, tietopyyntölomakkeelle kerätään tutkimusryhmän allekirjoitukset salassapitosopimukseen.

Tutkimukseen osallistumisesta ei ole rekisteröidylle (tutkittavalle) haittaa. Valintakokeeseen osallistuvien rekisteröityjen (tutkittavien) henkilöllisyys suojataan.

17 Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Tutkimusaineiston henkilörekisterin sisältämiä henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.

Tietosuojan vaikutusten arviointi (DPIA GDPRn art. 35) – Valintakoejärjestelmä ja hallintajärjestelmä Lataa