Dataskyddsmeddelande

Dataskyddsmeddelandet grundar sig på EU:s dataskyddsförordnings (2016/679, General Data Protection Regulation ”GDPR”) bestämmelser om skyldigheten att informera registrerade, samt den nationella dataskyddslagen (1050/2018), som trädde i kraft i Finland den 1.1.2019.

1 Registrets namn

Responsregister för webbplatsen Yrkeshogskolestudier.fi

2 Personuppgiftsansvarig

Namn: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy

Kontaktuppgifter:
Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy (FO-nummer: 2094551-1)
Postadress: PB 4000, 00079 Metropolia
Besöksadress: Kvarnbäcksvägen 1, 00920 Helsingfors
Telefon (växel): + 358 97424 5000

Personuppgiftsansvariges ansvarsperson:
Namn: Tapio Rimpioja
Befattning: Chef för studieärenden, Studieservice

Ansvarsperson för registret:
Namn: Susanna Lepola
Befattning: Projektplanerare, Studieservice
Adress: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PB 4000, 00079 METROPOLIA
E-post: susanna.lepola(at)metropolia.fi

Kontaktuppgifter till registrets kontaktperson:
Namn: Susanna Lepola
Befattning: Projektplanerare, Studieservice
Adress: Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy, PB 4000, 00079 METROPOLIA E-post: susanna.lepola(at)metropolia.fi

3 Dataskyddsombud

Dataskyddsombud:
Metropolias dataskyddsombud, Tuulia Aarnio

Dataskyddsombudets kontaktuppgifter:
Telefon: +358 40 844 0690
E-post: tuulia.aarnio(at)metropolia.fi, tietosuojavastaava(at)metropolia.fi

4 Ändamål och rättslig grund för behandlingen av personuppgifter

Ändamål för behandling av personuppgifter:

Ändamålet för behandlingen av personuppgifter i responsregistret för webbplatsen Yrkeshogskolestudier.fi är att kommunicera med de som givit respons i tjänsten.

Respons om tillgängligheten av webbplatsen Yrkeshogskolestudier.fi kan ges i enlighet med EU:s tillgänglighetsdirektiv (2016/2102).

Europaparlamentets och -rådets direktiv (EU) 2016/2102 om tillgänglighet avseende offentliga myndigheters webbplatser och mobila applikationer godkändes den 26 oktober 2016 och trädde i kraft den 22 december 2016. Direktivet förutsätter att offentliga myndigheters nättjänster och mobilapplikationer görs tillgängliga för alla oberoende av användarnas eventuella fysiska begränsningar eller skador. Genom webbplatsen Yrkeshogskolestudier.fi är det också möjligt att ge respons på webbplatsens attribut, funktionalitet eller kommentarer gällande ansökan till yrkeshögskolor.

Personen som lämnat respons på webbplatsen Yrkeshogskolestudier.fi kan, om personen så önskar, kontaktas angående responsen (namn och e-postadress).

Rättslig grund för behandling av personuppgifter:

Den rättsliga grunden för behandling av personuppgifter i responsregistret för webbplatsen Yrleshöogskolestudier.fi är den personuppgiftsansvarigas lagstadgade skyldighet (Europaparlamentets och rådets direktiv 2016/2102 om tillgänglighet avseende offentliga myndigheters webbplatser och mobila applikationer). Behandlingen av personuppgifter grundar sig också på ett allmänintresse.

5 Den personuppgiftsan-svariges eller en tredje parts berättigade intressen

Behandlingen av personuppgifter i responsregistret för Yrkeshogskolestudier.fi grundar sig inte på ett ”berättigat intresse”, denna punkt är därför inte tillämplig.

6 Registrets olika kategorier av personuppgifter

I responsregistret för webbplatsen Yrkeshogskolestudier.fi sparas följande personuppgifter i följande grupperingar:

  • Grundläggande personuppgifter om responsgivaren: Förnamn, Efternamn, E-postadress
  • Uppgifter om responsen: Responsen som i fri form har getts på webbplatsen

7 Uppgiftskällor

Personuppgifterna har fåtts direkt från den registrerade. Responsregistret för webbplatsen Yrkeshogskolestudier.fi är ett personregister som man frivilligt kan ansluta sig till.

Registrering i responsregistret på webbplatsen Yrkeshogskolestudier.fi är uppbyggt så att den registrerade godkänner att när hen börjar fylla i sina uppgifter i responsblanketten på Yrkeshogskolestudier.fi blir hen en del av de åtgärder som involverar kommunikation till den som givit respons.

Personuppgifterna och responsuppgifterna fås i samband med att responsen ges.  

8 Informationssystem som används vid behandlingen av personuppgifter

Systemet Microsoft Dynamics CRM (O365) används för responsregistret och responsgivarens personuppgifter sparas i Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy:s CRM system. På detta sätt går det att bättre administrera svar och eventuell fortsatt kommunikation med responsgivaren. I Metropolia Ammattikorkeakoulu OY:s CRM-system finns en egen underkategori med namnet ”Ammattikorkeakouluun.fi – verkkosivuston palautteenantajat”.

9 Uppgifternas mottagare eller grupp av mottagare, samt normala överlåtelser

Enligt EU:s dataskyddsförordning artikel 4.9 är, brett tolkat, mottagare eller behandlare av personuppgifter de till vilka den personuppgiftsansvarige överför eller överlåter för personuppgifter för behandling (t.ex. i situationer var service utförs med hjälp av ett tekniskt användargränssnitt).

Eftersom kontakterna i responsregistret för webbplatsen Yrkeshogskolestudier.fi upprätthålls av systemet Microsoft Dynamics CRM (O365) som är i bruk på Metropolia fungerar detta system (företaget) som leverantör och därmed mottagare av personuppgifter och övertagande av den information som finns i responsregistret för webbplatsen Yrkeshogskolestudier.fi.

För Yrkeshosgskolestudier.fi –webbplatsens del har ett personuppgiftsbiträdesavtal i enlighet med GDPR artikel 28 upprättats mellan Metropolia och följande samarbetspartner:

  • Microsoft Corporation och systemet Microsoft Dynamics CRM (O365)

Biträdesavtalet mellan Metropolia Ammattikorkeakoulu Oy och Microsoft Corporation grundar sig på Microsofts allmänna avtal om molntjänster, eftersom Microsoft Dynamics CRM (O365) har tagits i bruk på Metropolia som en del av Microsofts molnhelhet.

Dessa avtalshelheter godkänner enbart internationell överföring av personuppgifter inom GDPR området (EU/ETA området).

Microsoft Corporation meddelar att Microsoft Dynamics CRM (O365)-systemets europeiska partners ska tillämpa EU-kommissionens modellavtalsklausuler och i synnerhet deras skyddsåtgärder när personuppgifter överförs internationellt:

https://www.microsoft.com/en-us/trustcenter/Compliance/EU-Model-Clauses

Avtalet som gäller Microsofts molnhelhet kan vid intresse läsas och granskas här:

https://docs.microsoft.com/fi-fi/dynamics365/get-started/gdpr/ och https://www.microsoft.com/en-us/trustcenter

10 Överföring av personuppgifter utanför EU och EES eller till internationella organisationer

De personuppgifter som finns i responsregistret för webbplatsen Yrkeshogskolestudier.fi överförs inte utanför EU- eller ETA-området eller till internationella organisationer.

11 Personuppgifternas lagringstid

Alla personuppgifter som samlats in och behandlats i samband med sparas i registret så länge kundförhållandet är aktivt, sedan raderas uppgifterna.

12 Den registrerades rättigheter

Den registrerade har rätt att få information från den personuppgiftsansvarige om huruvida hens personuppgifter behandlas eller inte. Den registrerade har också rätt att få tillgång till sina egna personuppgifter samt rätt att granska ens egna personuppgifter som sparas i registret och få en kopia på dem. I enlighet med dataskyddsförordningen ska den personuppgiftsansvariga ge ett svar på den registrerades begäran om att granska sina uppgifter inom en månad efter att begäran tagits emot.

A. Rätt att få tillgång till sina personuppgifter

Den registrerade har rätt att granska vilka personuppgifter om hen som sparats i personuppgiftsregistret. Granskningsbegäran kan göras genom att till någon av Metropolias tre studie- och ansökningsservicekanslier lämna in en noggrant ifylld, utskriven och personligt undertecknad begäran om att använda sin granskningsrätt (blankett för begäran om att använda granskningsrätten). Blanketten finns på Metropolias offentliga webbplats och/eller på Oma-Intranet-portalen. I samband med att begäran lämnas in ska den registrerade styrka sin identitet med hjälp av en officiell identitetshandling.

Nedan hittas besöksadresserna till Metropolias studie- och antagningsservicekanslier:

Metropolias campus i Kvarnbäcken
Kvarnbäcksvägen 1, 00920 Helsingfors

Metropolias campus i Arabia
Tavastvägen 135 D, 00560 Helsingfors

Metropolias campus i Myrbacka
Lägervägen 1, 01600 Vanda

Begäranden som lämnats in till Metropolias studie- och antagningsservicekanslier hänvisas huvudsakligen till Metropolias dataskyddsombud, (e-post: tuulia.aarnio(at)metropolia.fi, tietosuojavastaava(at)metropolia.fi).

Svar på granskningsbegäran ges av Metropolias dataskyddsombud. Vid behov kan dataskyddsombudet be om tilläggsinformation för att kunna driva begäran framåt eller svara på begäran.

B. Rätt till rättelse av uppgifter och begränsning av behandlingen

Den registrerade har rätt att begära att den personuppgiftsansvarige begränsar sin behandling om något av följande uppfylls:

  • den registrerade motsätter sig personuppgifternas riktighet (rätt till rättelse), behandlingen begränsas då för den tid som krävs för att den personuppgiftsansvarige kan garantera uppgifternas riktighet;
  • behandlingen är lagstridig och den registrerade motsätter sig att uppgifterna raderas och kräver istället att användningen av personuppgifterna begränsas;
  • den personuppgiftsansvarige har inte längre behov för personuppgifterna för behandlingen men den registrerade behöver dem för att utforma, framföra eller försvara ett juridiskt krav.

En ifrågavarande begäran om rättelse eller begränsning av behandling kan lämnas in till någon av Metropolias tre studie- och antagningsservicekanslier. Vid inlämnandet ska den registrerade kunna styrka sin identitet.

C. Rätt att få personuppgifter raderade

Den registrerade har rätt att få alla sina personuppgifter raderade från Metropolias register utan oskäligt dröjsmål om något av följande uppfylls:

  • personuppgifterna behövs inte längre för de ändamål de samlats in eller behandlats för;
  • den registrerade återkallar samtycket som behandlingen har grundat sig på och behandlingen grundar sig inte på någon annan rättslig grund;
  • personuppgifterna har behandlats på ett lagstridigt sätt; eller
  • personuppgifterna måste raderas för att följa skyldigheter i unionsrätten eller nationell lagstiftning.

En ifrågavarande begäran om rättelse eller begränsning av behandling kan lämnas in till något av Metropolias tre studie- och antagningsservicekanslier. Vid inlämnandet ska den registrerade kunna styrka sin identitet.

D. Rätt att överföra uppgifter från ett system till ett annat

Detta tillämpas inte på register inom den offentliga förvaltningen.

E. Rätt att inte bli föremål för en personuppgiftsincident

Den registrerade har rätt att inte bli föremål för en sådan personuppgiftsincident som nämns i dataskyddsförordningen artikel 33 och som grundar sig på att den personuppgiftsansvarige eller ett personuppgiftsbiträde har försummat sina dataskydds- eller datasäkerhetsförpliktelser. Den registrerade har rätt att bli informerad utan oskäligt dröjsmål om en dataskyddsincident troligtvis orsakar en stor risk för den fysiska personens rättigheter och friheter.

13 Den registrerades rätt att göra invändningar

Enligt artikel 21 i dataskyddsförordningen har den registrerade rätt att invända mot behandling av personuppgifter av skäl som hänför sig till hens specifika situation då behandlingen grundar sig på artikel 6.1 e (behandlingen är nödvändig för att genomföra ett uppdrag av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning) och sådan behandling inbegriper profilering. Den personuppgiftsansvarige får inte längre behandla personuppgifterna såvida denne inte kan påvisa tvingande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än den registrerades intressen, rättigheter och friheter eller om det sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.

En begäran om invändning mot behandling av insamlade personuppgifter kan lämnas in till någon av Metropolias tre studie- och antagningsservicekanslier. Vid inlämnandet ska den registrerade kunna styrka sin identitet.

14 Rätt att återkalla samtycke

Ifall behandlingen av personuppgifter grundar sig på den registrerades samtycke kan den registrerade återkalla sitt samtycke när som helst utan att detta påverkar lagligheten av behandlingen av personuppgifter som skett före återkallandet.

Återkallande av samtycke för behandling av personuppgifter vid Metropolia kan lämnas in till någon av Metropolias tre studie- och antagningsservicekanslier. Vid inlämnandet ska den registrerade kunna styrka sin identitet.

15 Rätt att inge klagomål till tillsynsmyndighet

Den registrerade har rätt att inge klagomål till tillsynsmyndigheten ifall den registrerade anser att behandlingen av hens personuppgifter bryter mot de tillämpliga dataskyddsbestämmelserna.

Den nationella tillsynsmyndigheten i Finland är Dataombudsmannens byrå, kontaktuppgifter:

Dataombudsmannens byrå

Besöksadress: Bangårdsvägen 9, 6. vån
00520 Helsingfors
Postadress: PB 800
00521 Helsingfors
Telefon (växel): + 358 29 56 66700
Fax: + 358 9 56 66735
E-post: tietosuoja(at)om.fi

16 Grundar sig utlämnandet av personuppgifter på lag eller avtal eller en förpliktelse i samband med ingående av avtal, och är den registrerade skyldig att utlämna personuppgifter och införstådd i de möjliga följderna av att sådana uppgifter inte utlämnas (uppgifter om varifrån personuppgifterna har fåtts)

Behandlingen av personuppgifter som finns i Metropolias personuppgiftsregister i förhållande till om tillhandahållandet av information är lagstadgad, grundad på avtal eller ett krav för att kunna ingå avtal samt om den registrerade är tvungen att lämna in personuppgifter och följder av att personuppgifterna inte lämnas in. För respektive register klargörs också hur personuppgifterna tillhandahållits.

Personuppgifterna har tillhandahållits av den registrerade. Responsregistret för webbplatsen Yrkeshogskolestudier.fi är ett personuppgiftsregister som grundar sig på frivillig anslutning. Ingen som rör sig på webbplatsen Yrkeshogskolestudier.fi är tvingad att lämna respons.

Registrering på responsregistret för webbplatsen Yrkeshogskolestudier.fi är uppbyggt så att den registrerade godkänner att ifall hen fyller i responsblanketten på webbplatsen Yrkeshogskolestudier.fi blir hen i samma stund en del av åtgärden som innebär kommunikation till responsgivaren. Den registrerade godkänner också att hen är införstådd i detta.

Personuppgifterna tillhandahålls i samband med responsen.

17 Automatiskt beslutsfattande och profilering

De personuppgifter som ingår i responsregistret för webbplatsen Yrkeshogskolestudier.fi används inte för automatiskt beslutsfattande eller profilering.

Valikko